Die kommende Messe richtig vorbereiten

Görlitz, 1. November 2022. Dass Messen wichtige Instrumente für mehr Kundennähe, Personalsuche und Networking sind, haben Anfang Oktober die Oberlausitzer Karrieretage in der Messehalle Löbau eindrucksvoll bewiesen. Grundsätzlich würde wohl so gut wie jeder Unternehmer seine Firma – beziehungsweise Produkte oder Dienstleistungen – auf allen relevanten Messen in Deutschland und Europa präsentieren. Doch meist ist das nicht möglich, da Messen mit viel Aufwand verbunden sind.

Ganz wesentlich: Rechtzeitig beginnen!

Die Planung einer Messe-Teilnahme sollte mindestens ein Jahr im Voraus beginnen. Nur so lässt sich garantieren, dass alle Ideen umgesetzt und Ziele erreicht werden. Die Gestaltung des Messestandes, die Zielgruppenanalyse und der Multi-Media-Einsatz können nun mal nicht erst wenige Wochen vor der Messe in Angriff genommen werden. Aber wo fängt man an?

Standkonzept entwickeln

Je größer die Ziele für Messen sind, desto mehr wird auch investiert. Für viele Unternehmen bedeutet das: Messestände müssen ständig überarbeitet werden. Andere hingegen behalten ihr Standkonzept bei. So oder so müssen nun mal Entscheidungen für oder gegen Veränderungen getroffen werden; manchmal auch notgedrungen, wenn beispielsweise für eine Messe der Veranstaltungsort und somit das Raumkonzept verändert wird.

Unter Umständen ist es sinnvoll, auf externe Hilfe zu setzen. Hintergrund: Für viele Firmen sind Messen zwar von großer Bedeutung, aber auch kein tägliches Geschäft. Somit gibt es meist keine eigene Abteilung oder Messe-Profis im Unternehmen. Experten für Messebau können schon bei der Konzipierung des Standkonzeptes helfen. Sie kennen sich mit den verschiedenen Locations aus und bringen viel Know-how mit. Nicht nur bei der Planung sind sie eine große Hilfe, sondern auch beim Auf- und Abbau. Sich darum an einem stressigen Messe-Wochenende nicht auch noch kümmern zu müssen, spart viele Nerven.

Zielgruppenanalyse durchführen

Eng mit dem Standkonzept verbunden ist die vorherige Zielgruppenanalyse. Schon das Zielpublikum der einzelnen Messen ist unterschiedlich. Auf einigen Messen sind es hauptsächlich Privatpersonen, die Kontakt zum Unternehmen erhalten. Auf anderen sind es die Geschäftsbeziehungen, die vertieft werden sollen. Oftmals muss ein Zwischenweg gefunden werden, der sich logischerweise auch im Standkonzept widerspiegeln muss.

Wer nicht weiß, wen er auf einer Messe ansprechen möchte, wird ins Blaue hinein raten. Das ist natürlich keine gute Idee, denn Informationsmaterial, Werbegeschenke, Multi-Media-Inhalte und die eingesetzten Mitarbeiter müssen zur Zielgruppe passen, um Anklang zu finden.

Tipp:
Meist stellen Messe-Organisatoren etliche Daten aus den vergangenen Jahren zur Verfügung – manchmal erst auf Anfrage. Möglicherweise lassen sich auch Branchenkontakte nutzen, um etwas mehr zu erfahren.

Multi-Media-Gestaltung planen

Wenn es um den Einsatz von Medien auf Messen geht, kommt schnell Nachlässigkeit ins Spiel: Weil so viele Menschen fest davon überzeugt sind, Ahnung von digitalen Inhalten zu haben, erfüllen Präsentationen oftmals die mit ihnen verbundenen Erwartungen nicht. Doch Videos, Bilder, Sounds und Social-Media-Marketing sind integrale Bestandteile eines Messekonzeptes, das sollte niemals einfach nebenher vorbereitet werden.

Also startet die Planung dafür idealerweise lange im Voraus. Einerseits muss die Technik wie Bildschirme, Tablets oder Beamer und Leinwände organisiert werden, andererseits müssen die Inhalte gestaltet und auf jeden Fall getestet werden. Viele Unternehmen haben eine große Auswahl an Bildmaterial.

Tipp:
Bei geeigneten Gelegenheiten wie Vertragsunterzeichnungen, Eröffnungen, Umbauten oder etwa Produktübergaben sollten stets Fotos und Videos angefertigt werden.

Es ist sinnvoll, Mitarbeiter oder Kunden zu fragen, welche Videos und Bilder sie besonders überzeugen. Unter Umständen wird dabei festgestellt, dass doch noch keine perfekten Inhalte zur Verfügung stehen – mit genug Zeit in der Hinterhand kann beispielsweise ein neues Imagevideo gedreht werden.

Mitarbeiterauswahl ernst nehmen

Ein unterschätzter Punkt der Messevorbereitung ist die Mitarbeiterauswahl. Diese muss nicht unbedingt ein Jahr im Voraus geplant werden. Allerdings passiert es noch oft genug, dass die Mitarbeiterwahl erst einige Wochen oder gar Tage vor der Messe geschieht. Das birgt mehrere Probleme.

Zum einen kann es immer passieren, dass nicht ausreichend Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Nur mit externen Kräften sollte ein Messestand niemals besetzt sein. Wichtig ist vor allem, dass Mitarbeiter ausreichend geschult sind. Werden neue Produkte präsentiert, sollte jemand am Stand sein, der diese in- und auswendig kennt. Aber was bringt es, wenn diese Person nicht gut im Kundengespräch ist? Andere Mitarbeiter präsentieren sich selbst vielleicht gut, sind aber fachfremd. Die Zusammenstellung eines Messeteams sollte genauso ernst genommen werden wie die Gestaltung des Messestandes.

Tipp:
Nicht nur die Vorbereitung, sondern auch die Messenachbereitung benötigt Zeit, die eingeplant werden muss. Wer auf einer Messe gewonnene Kontakte nicht bedienen kann, weil er nach der Messe vom Alltagsgeschäft überrollt wird, hätte viel Aufwand sparen können.