Ich bin dann mal auf Schicht!

Görlitz, 24. Debruar 2022. Schaut man sich unter den produzierenden Unternehmen im Landkreis Görlitz um, dann ist Schichtarbeit noch immer üblich. Dahinter steht betriebswirtschaftliches Kalkül: Damit sich Investitionen in Gebäude, Maschinen und Geräte amortisieren, müssen diese möglichst gut ausgelastet werden. Doch wie die Schichtarbeit organisiert wird, da gibt es noch erhebliche Unterschiede.

Individuell und effektiv – die Vorteile der digitalen Schichtplanung für Unternehmen

Auch heutzutage werden die Schichten in vielen Unternehmen immer noch per Hand oder mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms wie etwa Microsoft Excel erstellt. Doch das ist weder zeitgemäß noch macht es die Schichtplanung wirklich einfacher. Mit einem digitalen Schichtplan, der nicht nur wie eine Tabelle ausgefüllt wird, wird die Personalplanung deutlich komfortabler und ist schnell erledigt. Auch Überschneidungen, Konflikte und individuelle Wünsche können mit solch einer Software aufgedeckt beziehungsweise berücksichtigt werden. Der Görlitzer Anzeiger hat zusammengestellt, was man darüber wissen sollte.

Was genau ist ein digitaler Schichtplan?

Für alle Unternehmen, die einen flexiblen Personaleinsatz benötigen, ist ein digitaler Schichtplan hilfreich. Bei ausgereiften Systemen wird eine Software integriert, die auf einer Cloud basiert und die unterschiedlichen Belange der Personalplanung berücksichtigt. Selbstverständlich muss so ein System neben der Auftragslage auch die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter integrieren. Vorteilhaft ist zudem, wenn die Informationen über diverse mobile Endgeräte abrufbar gemacht werden. Unter dem Strich verringert ein ein optimaler Schichtplan, in den alle Aspekte einfließen, Ausfallzeiten und verbessert dadurch die Auslastung, was sich schließlich in geringeren Stillstandszeiten und besseren Erträgen niederschlägt.

So funktionieren Online-Schichtpläne

Ein digitaler Schichtplan wie etwa der online Papershift.com Schichtplaner ähnelt nur auf den ersten Blick einer Excel Tabelle, hat jedoch viele Vorteile: Die Auslastung, die individuellen Verfügbarkeiten und Abwesenheiten der Mitarbeiter und viele weitere Komponenten werden nämlich automatisch koordiniert. So wird ein flexibler Personaleinsatz bei geringstem organisatorischem Aufwand ermöglicht und – ein weiterer wichtiger vorteil – der Arbeitsplan ist in Echtzeit verfügbar beziehungsweise abrufbar.

Die Digitalisierung spielt ihre Vorzüge noch stärker aus, wenn etwa eingeteilte Mitarbeiter direkt per Push-Mitteilungen informiert werden und zudem über den Schichtplan Nachrichten ausgetauscht werden können. Der Aufwand für die Lohnrechnung sinkt, wenn ein integriertes Zeiterfassungsmodul alle Informationen über die Arbeitszeit liefert. Sogar die Selbstorganisation wird möglich: Mitarbeiter können sich direkt auf einzelne Schichten bewerben und den Arbeitsplan somit quasi selbst erstellen. Eine Rolle spielt das etwa, wenn jemand aus wichtigem Grund eine bestimmte Schicht belegen oder seine Schicht tauschen möchte.

Weitere Vorteile der digitalen Schichtplanung

Die effiziente Schichtplanung schont wichtige Ressourcen eines Unternehmens. Vor allem werden Arbeitskräfte optimiert eingesetzt und fehlerhafte Einsatzplanungen gehören der Vergangenheit an; das schont die Budgets geschont werden.

Die digitale Planung hat aber noch viele weitere Vorteile:

• Geringerer Arbeitsaufwand
  
  Ein digitaler Dienstplan lässt sich sehr leicht pflegen: Prozesse wie das Abfragen von An- und Abwesenheiten oder Verfügbarkeiten können direkt darüber erfolgen. Zudem kann ein einmal digital vorliegender Plan sehr einfach auf die kommenden Monate übertragen oder fortgeschrieben werden und berücksichtigt etwaige Überschneidungen. Der Schichtplaner oder auch die Personalabteilung wird auf Fehler hingewiesen, damit diese korrigiert werden können, bevor sie in der Praxis mit vielleicht teuren Folgen zum Tragen kömmen.


• Überall einsehbar
  
  Insbesondere die hohe Flexibilität macht den digitalen Schichtplan so praktisch. Wie bereits erwähnt: Von im Grunde allen mobilen Endgeräten aus kann dieser immer aufgerufen werden. Änderungen erfolgen zudem in Echtzeit und sind sofort sichtbar. Indem umständliche Kommunikationswege entfallen, können sich die Beschäftigten eher auf ihre Schichten einstellen – davon profitiert auch das Privatleben.


• Schnelle und effiziente Belegung der Schichten
  
  Basiert der digitale Schichtplan auf einer ausgereiften Software, kann hier auch Urlaub beantragt werden; generell sind die individuellen Verfügbarkeiten stets aktuell sichtbar. So muss sich nicht immer wieder aufwändig ausgetauscht werden, welcher Mitarbeiter wann verfügbar ist. Mehr noch: Die oft entstehenden Diskussionen und die Verteilung der Ressource Arbeitskraft, die gern aus Prinzipienreiterei geführt werden, entfallen, wenn die Planung vollständig und transparent erfolgt.


• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
  
  Das Arbeitsrecht umfasst viele Vorschriften wie etwa maximale Arbeitszeiten, einzuhaltende Pausenzeiten, zur Nähe anderer Personen und weitere Bestimmungen. Die gute Planungssoftware für den Mitarbeitereinsatz kennt diese Vorgaben des Gesetzgebers und berücksichtigt diese automatisch. Der betriebliche Aufwand sinkt weiter, wenn die Arbeitnehmer ihr Smartphone als Stempelkarte nutzen und den Arbeitsbeginn, die Pause sowie das Ende per App bestätigen. Diese Auswertungen sind sofort verfügbar und können an die Lohnabrechnung weitergegeben werden.


• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch mehr Einbindung
  
  Wie die Praxis zeigt, ist die Dienstplanung keine rein formale Angelegenheit, sondern birgt hohes Konfliktpotenzial. Hintergrund dafür sind meist individuelle Wünsche der Angestellten – und genau deshalb sollten diese in die Planung einbezogen werden. Mit einer Software für einen digitalen Schichtplan ist das sehr gut möglich und verhindert, dass die Motivation der Beschäftigten wegen für sie ungünstiger Arbeitszeiten oder als ungerecht empfundener Schichtplanung sinkt. Essenziell ist, die Schichten transparent zu vergeben und zugleich den Mitarbeitern zu ermöglichen, sich darauf zu bewerben. Die Angestellten fühlen sich dadurch beachtet und erhalten ein gewisses Mitbestimmungsrecht, weil sie Einfluss auf die Schichtplanung nehmen können.


• Fehler werden vermieden
  
  In von Hand erstellten Dienstplänen kommt es durchaus zu Fehlern, vielleicht öfter, als mancher glaubt. Zu den selbstgemachten Fehlern kommen je, die etwa beim Abschreiben oder der Weitergabe der Informationen hinzukommen. Sind Überschneidungen oder Planungsfehler erst einmal eingetreten, lassen sich meist nur schwierig wieder lösen, vor allem, wenn sie erst spät erkannt werden und man dann auf die Flexibilität und die Wechselbereitschaft anderer angewiesen ist. Das digitale System einer Schichtplanungssoftware erkennt solche logischen Fehler hingegen sofort, sie können also erst gar nicht gemacht werden.


• Besserer Überblick
  
  Dem Personalbüro stehen durch einen digitalen Schichtplan viele Daten, vor allem zur Arbeitszeit, zur Verfügung. Diese Schnittstelle erleichtert nicht nur die Weiterverarbeitung, sondern auch die Archivierung. Arbeitsabläufe werden dadurch entschlackt, Ressourcen freigesetzt und unnötige Kommunikationswege, die schnell zu Fehlern und Datenverlusten führen, vermieden.

Resümee

Digitalisierung bedeutet nicht, einen Computer zu benutzen, um gewohnte Abläufe nun auf diesem abzubilden. Wenn Prozesse digitalisiert werden, stehen automatisierte Abläufe, eindeutige Datenstrukturen und die Verfügbarkeit von Daten in Echtzeit im Vordergrund.