Tagungsanbieter im Wettbewerb

Görlitz, 7. Februar 2022. Von Thomas Beier. Eine der naiven Ansichten über Unternehmensberatung besteht darin, dass Unternehmensberater etwas besser wissen als ihre Kunden. Freilich kann das nötig sein, etwa wenn eine Software eingerichtet werden soll, aber auf unseren Beratungsgebieten bei Beier Consulting, wo es um weiche Faktoren geht, die sich in harten Fakten niederschlagen sollen, läuft das ganz anders.

Workshops und Tagungen als Entwicklungs- und Motivationsinstrument

Überhaupt macht es in Bezug auf die soft factors meist keinen Sinn, einem Kunden zu sagen, wie man "es richtig macht". Meist wird das nicht angenommen, weil der Kunde freilich in seiner ganz eigenen Welt lebt und meint, bei ihm sei alles ganz anders. Eine andere Konstellation ist, wenn eine Geschäftsleitung zwar weiß, was zu tun ist, das aber per Arbeitsanweisung nicht durchgesetzt werden kann; in vielen Fällen gehört zu erfolgreicher Arbeit ja die passende innere Einstellung – und wenn die bei den Mitarbeitern fehlt, müssen externe Berater und Trainer ans Werk.

In beiden Fällen kommt man jedenfalls nicht umhin, Vorgehensweisen zu konzipieren und anzuwenden, damit die Geschäftsleitung oder weitere Führungskräfte die notwendigen Vorgehensweisen und Projekte selbst entwickeln – immerhin steht man hinter dem, was man selbst als notwendig erkannt hat ganz anders, als wenn etwas von oben vorgegeben wird, dessen Sinn vielleicht gar nicht durchschaubar ist. Anders gesagt geht es darum, die intrinsische Motivation für die Erreichung eines Zieles zu erzeugen und zu stärken.

Das probate Mittel für diese Form der Unternehmensberatung sind Workshops, also Veranstaltungen, bei denen auf den konkreten Fall zugeschnittene Denk- und Entwicklungssysteme zum Einsatz kommen. Obgleich es hier bei allen Beteiligten zu einem Erkenntnisgewinn kommt, hat das rein gar nichts mit Weiterbildung zu tun, wie sie oft verstanden wird: Einer steht vor und versucht redlich, Wissen zu vermitteln, wovon oft nur sehr wenig ankommt.

Funktionierende Workshops brauchen passende Rahmenbedingungen

Um Workshops erfolgreich durchzuführen, braucht es die passenden Rahmenbedingungen. Neben dem Abarbeiten der Denk- und Entwicklungssysteme müssen die Berater, in solchen Fällen Trainer genannt, an den richtigen stellen Wissensinput geben und insgesamt für eine kreative Atmosphäre sorgen. Dafür kommen entsprechende Spiele und Übungen zum Einsatz.

Ein Mangel besteht an Hotels und anderen Locations, an denen solche Veranstaltungen durchgeführt werden können, ganz besonders in der Ober- und der Niederlausitz. Zwar gibt es etliche Hotels und Einrichtungen, die eigentlich passende Tagungsräume anbieten, aber kaum Wissen über die Bedürfnisse und Auswahlkriterien der Tagungsveranstalter haben. Entsprechend passen dann die Gegebenheiten vor Ort nicht oder selbst da, wo sie gut sind, werden sie von den Häusern selbst nicht als Stärken erkannt, hingegen wird oft genug aufs falsche Pferd gesetzt.

Entscheidend ist immer die Wahrnehmung des Kunden, weshalb Servicequalität zwar notwendig, jedoch nicht ausreichend ist. Wer dazu mehr erfahren möchte, kann sich Anregungen auf der jährlichen Fachtagung Erlebnisinszenierung holen, zu der sich Geschäftsführer, Direktoren und Marketingverantwortliche aus Einrichtungen, die auf Besucher und Gäste angewiesen sind, in der Geheimen Welt von Turisede treffen – und ab dem Betreten des Areals auf raffinierte Weise in eine andere Welt katapultiert werden.

Mängel und Möglichkeiten für Wettbewerbsvorsprung werden nicht erkannt

Die Liste der bei den Anbietern von Tagungslocations im Grunde leicht abstellbaren Mängel und der unerkannten Verbesserungsmöglichkeiten ist wirklich lang und bietet Stoff genug für einen Vortrag. Mit den einzelnen Anbietern über Verbesserungen zu diskutieren ist jedoch in aller Regel unfruchtbar. Nein, wir machen es inzwischen wie die allermeisten Kunden: Anstelle sich angesichts mangelnder Zufriedenheit auch noch unangenehmen Diskussionen auszusetzen, geht man einfach nicht wieder hin sondern nutzt jene Anbieter, mit denen man gute Erfahrungen gemacht hat.

In den vergangenen Jahrzehnten haben wir uns redlich gemüht, Veranstaltungen mit Beratungskunden in Ostsachsen und Südbrandenburg durchzuführen, was schwierig genug ist, weil Kunden wenig Drang verspüren, den langen Anreiseweg in Kauf zu nehmen. Wenn dann aber vor Ort alles zum Problem wird, was woanders reibungslos funktioniert, dann lässt man es halt bleiben.

Auswahl von Veranstaltungsorten

Wie ein neuer Veranstaltungsort für unsere Workshops gegebenenfalls ausgewählt wird, sofern keine Empfehlung vorliegt, das läuft bei Beier Consulting grundsätzlich im vier Schritten:

1. Recherche im Internet.
2. Persönliche Vorbesichtigung, denn der Eindruck vor Ort kann sich durchaus gewaltig von dem, den eine hochglanzpolierte Webseite erzeugt, unterscheiden – sowohl was die Räumlichkeiten, die Lage des Objektes insgesamt oder auch die Servicefreundlichkeit des Vermieters betrifft.
3. Erstellung einer Anforderungsliste und Angebotseinholung.
4. Diskussion der möglichen Veranstaltungsorte mit dem Kunden, Entscheidung und Angebotsbestätigung.

Insbesondere die Erstellung eines Angebots erweist sich immer wieder als umso schwieriger, je kleiner und damit im Veranstaltungsmanagement meist unerfahrener ein Anbieter ist.

Während es sich verbietet, all die schlechten Erfahrungen öffentlich aufzuzählen, sei ein positives Beispiel genannt. Für eine Veranstaltung im Ruhrpott zeigten sich bei der Google Anfrage "Konferenzräume NRW" finden etliche Anbieter, unter denen Eloria auffiel – nicht nur wegen der Lokalität, einer Zeche in Bottrop, sondern weil hier das Muster eines perfekten Tagungsablaufs online gestellt ist. Das beginnt bei der Teilnehmerbegrüßung und reicht – neben der eigentlichen Tagung samst Pausenplanung – bis zum passenden Abendprogramm und über das als Abendveranstaltung angelegte Abendessen bis zum Ausklang an der Bar, wo der Tag reflektiert wird und die informellen Gespräche Raum finden.

Fragt man hingegen in typischen Tagungshotels etwa nach einem Abendprogramm, wird oft auf umliegende Kultureinrichtungen verwiesen, die allerdings abends geschlossen sind, oder auf einen Alleinunterhalter, bei dem man – böse gesagt – sehr schön mitklatschen kann und dessen Niveau nicht unbedingt dem der Tagungsteilnehmer entspricht. Ein Alleinunterhalter mag bei einer privaten Feier passend sein, im Umfeld einer Tagung allerdings in aller Regel nicht. Anders bei Eloria: Hier finden sich Angebote für Abendprogramme, mit denen etwa die Teamentwicklung vorangebracht wird, besondere sind Escape-Räume mit unterschiedlichen Konzepten ebenso verfügbar wie eine Party Battle Arena.

Resümee

Die Frage ist ja immer, aus welchem Motiv heraus ein Angebot genutzt wird. Ebenso, wie kaum jemand eine Gaststätte lediglich zum Essen und Trinken aufsucht, wird ein Tagungshotel oder, wenn man an Görlitz denkt, eine Stadthalle als Tagungs- oder Kongressort ausgewählt werden, nur weil die Platzkapazitäten ausreichen und die Räumlichkeit an sich eine besondere ist und passt. Wer als Anbieter im Wettbewerb punkten will kommt nicht umhin, sich mit den Ansprüchen der Veranstalter und mit Kundenpsychologie zu befassen.