Document management: Datenbestand reduzieren, Datenverwaltung professionalisieren!

Görlitz, 21. Dezember 2021. Von Thomas Beier. Wer per Post oder Telefax – Ja, es lebt noch! – ein Schreiben von BeierMedia.de bekommt, was allerdings wirklich sehr selten geworden ist, wird bemerken: Die Liste der Tätigkeitsfelder wird nicht kürzer. Darunter zu finden ist schon seit langem die Position "content management", was bedeutet, dass die BeierMedia mit Hilfe ihrer Redaktion die Inhalte von Kundenwebseiten pflegt und so auf aktuellem Stand für die Besucher hält. Vom "content management" ist es jedoch ein weiter Weg bis zum "document management" – das will erläutert sein.

Am Dokumentenmanagement kommt über kurz oder lang kaum noch einer vorbei

Firmen haben es längst erkannt und auch immer mehr private Haushalte kommen nicht umhin, sich mit der Verwaltung von Daten zu befassen. Einer der Gründe: Das vor Jahrzehnten ins Auge gefasste "papierlose Büro" hat oft genug zur Explosion der Anzahl auf Papier gedruckter Dokumente geführt und eine alles durchdringende Bürokratie als unlösbares Problem schafft immer mehr Notwendigkeiten, Schriftstücke sorgfältig aufzubewahren – vom Kaufbeleg für Gewährleistungs- oder Steuerzwecke über Rentenbescheide, Anträge oder abrechenbare Nachweise bis hin zu Urkunden.

All das frisst Zeit, deutlicher: die Lebenszeit von Menschen und mindert damit ihre Lebensqualität. Schon im Jahr 2006 berichtete der Görlitzer Anzeiger darüber, dass die deutsche Gesetzgebung das Prinzip der privatautonomen Gestaltung von Verträgen immer weiter aushöhle. Heute zeigt sich das etwa in Datenschutzbestimmungen, denen Internetnutzer zustimmen müssen, meist ohne deren Inhalt und Folgen verstehen zu können.

Früher, im vordigitalen Zeitalter, war alles irgendwie beherrschbarer: In Ordnern wurde abgelegt, was aufbewahrt werden musste, Archivsysteme entstanden und Hängeregistraturen. Das Problem dabei: Der ausufernde Platzbedarf. Ein kleines Unternehmen, das steuerlich relevante Unterlagen mindestens für zehn Jahre aufbewahren muss, in manchen Fällen – etwa wenn Fördermittel im Spiel sind – auch deutlich länger, wird über kurz oder lang feststellen, dass der Platzbedarf dafür und die damit verbundenen Kosten stetig anwachsen und spätestens nach einigen Jahren nennenswerte Größenordnungen erreichen. Was kann man tun?

Abschied vom Papierdokument verändert Zugriff auf Informationen

Was man gegen den Platzbedarf für Archivierungen und sonstige Dokumentenverwaltung und den Zeitaufwand dafür tun kann, hängt ganz entscheidend davon ab, ob man Dokumente zur rein privaten Verwendung aufbewahren möchte oder oder – wie etwa für steuerliche Belege und Unterlagen – eine revisionssichere Aufbewahrung nach GoBD und etwa der DSGVO, der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung, erforderlich ist. Wie auch immer: Kern ist immer, alle Dokumente zu digitalisieren und nicht mehr in Papierform aufzuheben.

Das verändert liebgewonnene Gewohnheiten, so etwa das Blättern in älteren Akten, was ja durch die Haptik und die auf dem Papier sichtbaren Spuren der Nutzung einen gewissen Reiz hat. Doch auch die Art und Weise, wie benötigte Unterlagen aufgefunden werden, ändert sich. Während früher die gegliederte Ablage vorherrschte, bei der jedes Dokument einem bestimmten Ort zugeordnet wurde, was übrigens zum Vorbild für die Ordnerstruktur des Personal Computers wurde, ist in digitalen Systemen der Ablageort ziemlich egal, denn das Dokument wird per Abfrage gefunden.

Das ist das Prinzip des Internets: Informationen werden per Suchmaschinenanfrage gefunden. Webseiten selbst haben sich verändert: Früher war es Anspruch, Informationen in einem Menü zugänglich zu machen zu zugleich die Webseite "aktuell" zu halten, indem veraltete Informationen entfernt wurden, wird heute aus einem sogenannten Informationsstrom herausgefiltert, was interessant ist. Ein Beispiel dafür liefert die Webseite der Gemeinde Markersdorf: neben einem Menü mit weitgehend konstanten Informationen gibt es einen Zustrom an Neuigkeiten, der in zeitlicher Folge auf der Startseite abgebildet wird. Wer etwa Nachrichten aus nur einer der sieben Markersdorfer Ortschaften sehen will, klickt auf die Ortschaft, und wer wissen möchte, was der Bürgermeister verlautbart hat, klickt auf das entsprechende Symbol. Was von diesen sogenannten Icons nicht erfasst wird, kann über eine verbale Suchanfrage gefunden werden.

Tipps für das private Dokumentenmanagement

Wem es um die Aufbewahrung von Dokumenten geht, die nicht als Original oder in Papierform aufbewahrt werden müssen, ist die Lösung im Privatbereich im Grunde simpel:

• digital – etwa per E-Mail oder sonstiger Dateiübertragung – eingehende Dokumente gar nicht erst drucken


• auf Papier eingehende Dokumente einscannen, wobei es meist weniger darauf ankommt, ob man einen echten Scanner als Gerät benutzt oder die Unterlagen – vielleicht mit einer speziellen App – abfotografiert

Dokumente sollten mit einem Ablaufdatum versehen werden, an dem sie auf Nimmerwiedersehen gelöscht werden können, denn irgendwann wird auch der Speicherplatz teuer.

Verwaltet werden können die digitalen Unterlagen dann in herkömmlichen Verzeichnissen (Ordnern) auf der Festplatte oder – etwa über einen externen Anbieter – in der Cloud. Je nach Speicherort sollte man jedoch an eine sorgfältige Datensicherung denken, die grundsätzlich auf mindestens zwei physisch und räumlich getrennten Datenträgern erfolgen sollte.

Entscheidend ist die Vergabe aussagekräftiger Dateinamen, um darüber später Dokumente wieder auffinden zu können.

Dokumentenmanagement im Betrieb

Im betrieblichen Bereich stößt eine solche Vorgehensweise sehr schnell an Grenzen: Hier kann stellenweise kaum noch effizient gearbeitet werden, wenn man kein professionelles Dokumentenmanagementsystem einführen möchte. Typische Anwendungen liegen etwa in Bereichen, in denen Belege zur Prüfung und Erstattung eingereicht werden müssen wie etwa bei der privaten Krankenversicherung. Hier ist Stand der Technik, dass die Abrechnungsbelege von Ärzten und Apotheken samst Rezept über eine spezielle Scannersoftware mit den Handy erfasst, gegebenenfalls optimiert und an den Versicherer übertragen werden. Das ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern beschleunigt den Abrechnungsprozess ganz wesentlich.

Moderne Dokumentenmanagementsysteme – kurz DMS genannt – werden über kurz oder lang immer stärker in den Bereich der Künstlichen Intelligenz hineinwachsen. Vom digitalen Posteingang ober die Home-Office-Integration bis hin zur automatischen Rechnungslegung, all das ist längst state of the art. Neben dem Ausschluss typischer menschlicher Fehler beschleunigen DMS die Prozesse: Akten brauchen nicht mehr physisch angelegt zu werden und um so mehr es sich handelt, umso auffälliger sind die Platzreserven, die in vielen Unternehmen schlummern.

Gibt es Risiken beim digitalen Dokumentenmanagement?

Der Gedanke, den viele wohl zu allererst haben, ist kaum relevant: Was ist, wenn alles "weg" ist? Gemeint sind damit Datenverluste wie beim berüchtigten Festplatten-Headcrash. Sind die Daten jedoch wie bei professionellen Anbietern mehrfach und verteilt hinterlegt, dann könnte es mehrfach wahrscheinlicher sein, dass ein Bürogebäude abbrennt oder einer Naturkatastrophe vom Opfer fällt, als dass die Daten auf ominöse Weise "verschwinden".

Nein, das Risiko liegt woanders, nämlich auf gesundheitlichem Gebiet: Mitarbeiter, die anstelle mit einer Papierablage nur noch mit einer rein digitalen Datenablage arbeiten, bewegen sich noch weniger. Der Gang zum Drucker, zum Kopierer und zum Aktenschrank erübrigt sich und die Zeit vorm Bildschirm nimmt zu. Beiden Erscheinungen kann man mit Hilfe der Arbeitswissenschaften, speziell der Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen und durch ablauforganisatorische Maßnahmen – entgegenwirken. Nur beim sozialen Aspekt, dem Austausch des Neuesten aus der Rubrik Klatsch & Tratsch, gern am Kopierer ausgelebt, klappt das nicht – aber schließlich muss doch irgendwo noch eine Kaffeemaschine als Treffpunkt stehen.