Coronavirus bringt Verwaltungs-IT auf Trab

Chemnitz, 4. Mai 2020. Das Coronavirus verändert die Welt, vor allem treibt es die Digitalisierung voran. Unternehmerisch steht die Frage, welche neuen Produkte und Dienstleistungen jetzt gefragt sind. Für die SASKIA^® Informations-Systeme GmbH in Chemnitz steht dabei die öffentliche Verwaltung im Fokus. Hier sind es vor allem mobile Lösungen, die Außendienst und Home Office effizienter machen. Auch für Wirtschaftsunternehmen ist das interessant.

Mobil und digital kommunizieren – Verwaltungsarbeit wird effizienter

Home Office für Bedienstete, Abstandsregeln und den Bürgern das persönliche Erscheinen in der Verwaltung zu ersparen: Diese Herausforderungen der Corona-Pandemie haben für Städte und Gemeinden das Thema "Digitalisierung der eigenen Abläufe" mehr denn je in den Mittelpunkt des aktuellen Geschehens gerückt. Mit einem Schlag wurde deutlich wie enorm wichtig es ist, dass Mitarbeiter, Kollegen und Vorgesetzte mobil vernetzt sind und auch im Home Office effizient und sicher miteinander kommunizieren können.

Doch diese Anforderungen standen bereits vor der Corona-Pandemie auf der Agenda des zu robotron^® gehörenden SASKIA^®-Unternehmens. So unterstützt die Produktlinie SASKIA^®.mobil individuell-passgenaue Lösungen in Form mobiler Apps, mit denen selbst die kleinsten Betriebsabläufe digital abgebildet können. Ganz praktisch kommt im Verwaltungsbereich die Verwaltungs-App zum Einsatz, mit der sich beispielsweise Ordnungswidrigkeiten mobil und papierlos erfassen und ebenso papierlos weiterbearbeiten lassen. Was für Parksünder ein Problem ist, entlastet die Verwaltung, indem Abläufe, wenn digital abgebildet und optimiert, schneller und zuverlässiger werden.

Mobile Datenerfassung und Dokumentation

Mobil lassen sich mit dieser App auch Leistungsdaten wie etwa die Arbeitszeit und gefahrene Kilometer erfassen und Projekten und Kunden zuordnen. Praktisch ist auch die Anwendung als Berichte-App, mit der sich nicht nur Gesprächstermine dokumentieren lassen, sondern auch die sich ergebenden Aufgaben sofort zugeordnet werden können. "Solche Anwendungen sind nicht nur in der Verwaltung, sondern in vielen Branchen hilfreich", schätzt der Unternehmensberater Thomas Beier ein und meint: "Abrechnen, dokumentieren und Ergebnisse mitteilen müssen nicht nur Vertriebsmitarbeiter im Außendienst, sondern auch Montage- und Reparaturtrupps."

Außerdem verweist Beier auf zwei nicht zu unterschätzende Nebeneffekte: Zum einen werden die Daten zentral gespeichert und wer zugreifen darf, verfügt damit immer über den aktuellen Stand, zum anderen vermeiden Systeme wie www.saskia-mobil.de die noch immer verbreitete, aber praktisch kaum noch zu beherrschende Flut an E-Mails mit ihrer Fülle an Informationen, Ergänzungen und Korrekturen, dazu oft genug mit großen Verteilern, damit auch wirklich jeder informiert ist. Problem: Je mehr informationen auf den einzelnen Mitarbeiter herabprasseln, umso eher gehen wichtige Informationen beim Einzelnen unter. Da ist es besser, jeder Mitarbeiter erhält Zugriff auf genau die Informationen, die er benötigt.

Infektionsschutzgesetz durchsetzen

Die Corona-Pandemie hat viele Bürger und Organisationen erstmals mit dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) konfrontiert. Für Verwaltungen steht dabei dessen Durchsetzung im Vordergrund. "Beispielsweise haben wir eine Lösung entwickelt, mit der die Einhaltung der Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes und weiterer Rechtsgrundlagen, welche immer mehr in den Fokus von kommunalen und behördlichen Ordnungsorganen rücken, im Außendienst mobil erfasst, direkt weitergeleitet und unkompliziert im Innendienst verarbeitet werden können, " verweist Harti Lange, Bereichsleiter Vertrieb bei SASKIA^®, auf die neue "IfSG-Kontroll-App". Diese Anwendung ermöglicht es, Verstöße gegen das Infektionsschutzgesetz mobil zu erfassen und Anzeigen zur Weiterleitung an den Innendienst oder andere Behörden zu erzeugen.

Home Office braucht mehr als Laptop und Internet

Wer sein Home Office nutzen oder generell auch mobil arbeiten möchte, für den ist die Anbindung lediglich per E-Mail meist völlig unzureichend. Auch sind private Computer nicht unbedingt für das professionelle Arbeiten geeignet. Für Bereichsleiter Lange ist das ein weiterer Lösungsansatz: "Unsere Netzwerk- und Systemadministratoren unterstützen aktuell bei der Einrichtung von dringend erforderlichen Homeoffice-Arbeitsplätzen. Dies umfasst sowohl die Beschaffung benötigter Hardware, wie auch die softwaretechnische Anbindung an die Server der jeweiligen Verwaltung oder Institution."

Gleiches gilt, wenn sogenannte "Digitale Klassenzimmer" in Schulen und anderen Bildungseinrichtungen eingerichtet werden sollen. Damit das stabil funktioniert, sind hier Lösungen nach dem Prinzip "alles aus einer Hand" sinnvoll. Für die SASKIA^®-Mitarbeiter heißt das, gemeinsam mit Partnern den gesamten Prozess von der Planung über die Beschaffung und Installation der benötigten Technik bis zur anschließenden Betreuung dieser Systeme im Blick zu haben.

Leistungsabrechnung per Webanwendung

In der Vergangenheit hatte das Arbeiten im Home Office den Makel des Kontrollverlustes, weshalb so mancher Vorgesetzte seine Mitarbeiter lieber am Arbeitsplatz im Rathaus sah. Doch der Schutz vor dem Coronavirus hat die Zahl der Home Office-Arbeitsplätze rasant anwachsen lassen. Für die SASKIA^®-Entwickler war das Grund genug, neben den individuellen mobilen Apps und der Homeoffice-Einrichtung nun auch die Leistungsabrechnung per Web-Anwendung anzubieten. Hintergrund: Nicht nur in Verwaltungen und Behörden wird es jetzt immer interessanter, wie sich die Verteilung und Nutzung der Arbeitszeit der Mitarbeiter im Home Office gestaltet. Auch hier ist Harti Lange um eine Lösung nicht verlegen: "Mit der Webanwendung SASKIA^®.de-LDE können die Bedienstete und Mitarbeiter leistungsgenau ihre Leistungszeiten verbuchen und die monatlichen Abrechnungen ihren Vorgesetzen zur Freigabe bereitstellen."

Corona-Pandemie bringt buchungstechnische Veränderungen

Mit Hinweisen (Corona-Tagesbrief 011/2020 des Sächsischen Städte- und Gemeindetags vom 31. März 2020, Anlage 3) will das Sächsische Staatsministerium des Innern (SMI) den Kommunen Hilfestellung bei der buchungstechnischen Umsetzung der Erträge und Aufwendungen bzw. Ein- und Auszahlungen, die bei der Bewältigung der Corona-Pandemie anfallen, geben. Damit sollen Transparenz und eine einheitliche Vorgehensweise für die notwendige statistische Aufarbeitung sichergestellt werden.

Hier bietet das auf die öffentliche Verwaltung spezialisierte Chemnitzer IT-Unternehmen Unterstützung bei den nötigen buchungstechnischen Umsetzungen. Zu denen zählen einige programmseitige Voraussetzungen wie etwa neue Produkte und neue Konten als auch Besonderheiten im Buchungsgeschäft, die beachtet werden müssen.

Service während der Antiepidemie-Maßnahmen

Kundenschulungen im SASKIA^®-Schulungszentrum Chemnitz-Mittelbach können aktuell – wenn überhaupt – nur eingeschränkt durchgeführt werden. Neue Termine werden rechtzeitig bekannt gegeben oder gegebenenfalls durch Webinare ersetzt. Kundenbesuche und -termine werden in individueller Abstimmung vor Ort oder via Telefonkonferenz wahrgenommen.

"Dank zahlreicher präventiver Vorkehrungen können wir die störungsfreie IT-seitige Unterstützung weiterhin sicher und vollumfänglich gewährleisten. Wir unterstützen sowohl unsere Kunden als auch Interessenten außerhalb kommunaler Verwaltungen mit flexiblen und unkomplizierten Lösungen, um Arbeitsprozesse auch in dieser schweren Zeit aufrecht zu erhalten", versichert SASKIA^®-Geschäftsführer Uwe Kielhorn.

Standort Chemnitz

Chemnitz, das neben Leipzig und Dresden das sächsische Goldene Dreieck bildet, ist ein traditionsreicher Maschinenbaustandort, der den Turnaround von "Ruß-Chemnitz" hin zur modernen Industrie-, Wissens- und Kulturstadt gemeistert hat, die sich aus der künstlerischen, kulturellen und architektonischen Tradition heraus als die "Stadt der Moderne" versteht.

Heute bestimmen Automotive und Zulieferer, die Informationstechnologie und der Maschinen- und Anlagenbau das wirtschaftliche Profil der Stadt und bieten Arbeitsplätze. Unter den etlichen Kultureinrichtungen und Museen der Stadt sind die Kunstsammlungen, Villa Esche, das Museum Gunzenhauser, das Industriemuseum und das Staatliche Museum für Archäologie beispielhaft anzuführen, die beiden letztgenannten Einrichtungen sind in der "Museumskonzeption 2020 – Kulturland Sachsen" aus dem Jahr 2009 ausdrücklich genannt.