Zweiter Teil zu "Wirtschaftlich erfolgreich in der Oberlausitz"

Görlitz, 25. April 2020. Von Thomas Beier. Gestern hatte der Görlitzer Anzeiger unter dem Titel "Wirtschaftlich erfolgreich in der Oberlausitz" Überlegungen zum wirtschaftlichen "Wie weiter?" in der Oberlausitz veröffentlicht und Beispiele für Herangehensweisen genannt, die für die kommenden Strukturumbrüche hilfreich sein können. Heute im zweiten und abschließenden Teil des Artikels mehr dazu, wie aus einem typischen Problem ein unternehmerischer Lösungsansatz entsteht und wie man seine Kräfte wirklich konzentrieren sollte.

Eines der typischen Probleme

Für viele Unterlagen gelten Aufbewahrungspflichen, für die Buchhaltung beispielsweise zehn Jahre, wenn unter bestimmten Bedingungen nicht sogar deutlich länger. Dazu zählen nicht nur beispielsweise Rechnungen, Quittungen, Kassenbücher und Kontoauszüge, sondern auch die sogenannten Geschäftsbriefe, also vor allem Angebote und Verträge, gegebenfalls auch Reklamationen und Stornierungen, Meldungen an Behörden und Bescheide. Je nach Unternehmen oder Einrichtung kommt noch vieles andere hinzu, etwa Befunde, Inspektionsnachweise, Prüfprotokolle, Personalakten, zu archivierende Konstruktionsunterlagen, Beratungsprotokolle, also Datenansammlungen aller Art.

Es lässt sich leicht ausrechnen, dass die Aufbewahrung von Unterlagen mit der Zeit teuer wird – und für manchen unübersichtlich. Torsten Schölzel, Geschäftsführer des Patronus Services GmbH, die sich auf externe Datenarchivierung (physisch als Akten oder digital), Digitalisierung und Datenvernichtung spezialisiert hat, beschreibt das so: "Aktenablage in Ordnern und Kartons, die dann in Regalen, Registraturen oder Schränken aufbewahrt werden, und vor allem die Fläche – all das kostet ebenso Geld wie die Mitarbeiter, die das organisieren und verwalten. Als spezialisierter Dienstleister können wir das meist besser und vor allem preiswerter."

Denn genau hier setzt Patronus mit seiner Problemlösung und dem darauf basierenden Geschäftsmodell, das auf durchdachten Daten-Services beruht, an: Akten werden sicher und vertraulich eingelagert (und bleiben selbstverständlich zugänglich), zugleich wird ihr Lebenszyklus überwacht und die Akten- bzw. Datenvernichtung entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes ermöglicht. "Wer seine Akten bei Patronus einlagert, ob nun digital oder in Papierform, kann sich darauf verlassen, dass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden und in dieser Zeit keine Unterlagen verloren gehen. Andererseits führt die fristgerechte Datenvernichtung dazu, dass kein Datenmüll entsteht. Natürlich wird der Kunde informiert, wenn der Termin heranrückt, und kann sich für eine Aufbewahrung über die gesetzlichen Fristen hinaus entscheiden", erläuterte dazu Dipl.-Jurist Florian Melzer, der als externer Datenschutzbeauftragter für Patronus arbeitet, gegenüber dem Görlitzer Anzeiger. Und noch einen Hinweis hat der Datenschutzbeauftragte: "Der Kunde geht zugleich sicher, dass ihm mögliche Verstöße, etwa weil Daten aus längst beendeten Verträgen mit Privatkunden länger als erlaubt aufbewahrt werden, nicht angelastet werden können."

Neben der physischen Archivierung bietet Patronus an, Akten einzuscannen, Kundenvorteil: Der Online-Zugriff wird möglich. Ein weiterer Aspekt ist die Datensicherheit: Wer Festplatten, Mikrofilme oder andere Datenträger extern bei Patronus einlagert geht sicher, dass im Falle eines Brandes im eigenen Unternehmen oder eines Einbruchs nicht Original und Sicherheitskopie zugleich verschwinden.

Kräftekonzentration als Prinzip

Das Prinzip der Kräftekonzentration wird in der Praxis gern missverstanden, nämlich dann, wenn jemand konkurrierende "Kräfte bündeln" will. Da werden schon mal Wettbewerber zum gegenseitigen Erfahrungsaustausch eingeladen oder es wird ein einheitlicher Ansprechpartner definiert, der dann wiederum mit einer starken Stimme sprechen soll. Bis zu einem gewissen Grad ist das schon richtig, aber die Marktwirtschaft bezieht ihre Leistungsfähigkeit aus dem Spiel der Kräfte und nicht aus der Gleichschaltung des Wettbewerbs.

Nein, Kräftekonzentration in der Wirtschaft bedeutet, seine (stets beschränkten) Ressourcen so einzusetzen, dass ein möglichst großer, für die Kunden attraktiver Nutzen und Wettbewerbsvorsprung erzielt wird. Praktisch heißt das, auf einer Fläche lieber zu produzieren als dort Akten zu lagen, die aufwendige Personalsuche eher jenen zu überlassen, die näher am Arbeitsmarkt sind und leistungsfähige Lösungen anbieten, grundsätzlich Aufgaben an jene zu übertragen, die sie besser und preiswerter erledigen können als man selbst. Klingt logisch, doch die Bandbreite, die in den Unternehmen zu erleben ist, schwankt zwischen jenen, die sagen "Das können wir doch selber machen" und jenen, die sich auf die Auftragsbeschaffung konzentrieren und dann nur noch die Arbeit auf ihre Auftragnehmer verteilen.

Wer darüber nachdenkt, sich stärker auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren und diese weiterzuentwickeln, sollte bei der Auslagerung von Tätigkeiten oder Aufgaben auf klare Schnittstellen achten und externe Dienstleister oder Subunternehmer nicht schwankend, also einmal mehr und dann weniger, einbinden. Das würde den Verwaltungsaufwand steigern und möglicherweise unerwartete Abhängigkeiten schaffen. Kiss – keep it simple and stupid – ist auch hier das richtige Prinzip, frei übersetzt bedeutet das: Gestalte deine Geschäftsprozesse einfach und so, dass jeder Beteiligte sie versteht.

Das vielzitierte Pareto-Prinzip besagt, dass man mit 20 Prozent seines Aufwandes 80 Prozent seines Ergebnisses erreicht, die restlichen 20 Prozent zur vollständigen Leistung aber 80 Prozent des Aufwandes bzw. der Ressourcen verschlingen. Sein Geschäft voranbringen kann gewöhnlich der, dem es gelingt, die ineffizienten 80 Prozent seines Aufwandes zu identifizieren und sich davon zu befreien, indem beispielsweise automatisiert oder delegiert wird. Spätestens jetzt sollten Unternehmer, um bei den genannten Beispielen zu bleiiben, an die Auslagerung von Personalarbeit oder an die externe Aktenarchivierung bzw. Datenaufbewahrung denken.

Was das für die Oberlausitz bedeutet

Im Grunde gelten für die Oberlausitz die gleichen Entwicklungsansätze wie für andere Regionen auch: Schnelles Internet und gute Verkehrsanbindungen zählen dabei wie auch eine wirtschaftsfreundliche Verwaltung zu den unverzichtbaren Rahmenbedingungen.

Jede Geschäftsidee steht und fällt mit der Herausforderung, in ausreichendem Maße eine zahlungsfähige und dazu auch noch zahlungswillige Nachfrage zu generieren. Deswegen kommt es auf durchdachte Markteinstiegsszenarien an, die sehr schnell die nötigen Einnahmen sichern und zugleich marktorientierte Entwicklungsoptionen offenhalten. Anstelle eine Geschäftsidee zu kopieren – weil man sich sicher sein kann, dass andere die gleiche Idee ebenfalls kopieren werden – ist es erfolgversprechender, sei Geschäft selbst zu gestalten. Anstelle also die ...zigste Web- oder Werbeagentur zu gründen, die nach zwei Jahren Preiskampf wieder aufgibt (und in dieser Zeit nur Schaden unter Wettbewerbern angerichtet hat) oder wie die Kreativwirtschaft insgesamt in der Krise feststellen muss, dass man auf dünnem Eis unterwegs war, ist es viel interessanter etwas Zeit in die Frage zu investieren, was Unternehmer respektive Geschäftsleitungen oder auch Privatkunden als besonders nützlich empfinden, ganz nach der alten Weisheit: Lieber 14 Tage lang nachdenken als ein Leben lang arbeiten. Mit etwas Hintergrundwissen und Erfahrung lassen sich durchaus Geschäftfelder finden, in denen der Wettbewerb keine dominierende Rolle spielt. Mit dem richtigen Geschäftsansatz kann man zugleich die Grundlage für eine ausgeglichene Work-Life-Balance legen, sich also nicht kaputtzurackern für wenig Geld. Aber das ist ein anderes Thema.

Auf jeden Fall gilt: Wer sein Denken in Richtung des Kundennutzens schult, wird über Auftragsmangel nie zu klagen haben.

Der Autor arbeitet seit 1994 als Freiberuflicher Unternehmensberater und Trainer. Mit seinem H.Y.P.E.-Programm (H.Y.P.E. steht für Hidden Young Professionals in Europe) unterstützt er interessante Gründer- und Unternehmerpersönlichkeiten sowie kulturell Engagierte, damit diese in ihren Bereichen noch besser wirksam werden. Für H.Y.P.E. kann man sich nicht bewerben, doch nur wer auffällt, kann darauf angesprochen werden.