Das Unternehmen flott machen: Vorteile eines guten Rechnungsprogramms

Görlitz, 21. Dezember 2019. Auf einen Risikofaktor sehr kleiner Unternehmen weist der Markersdorfer Unternehmensberater Thomas Beier hin: "Meist handelt es sich bei den Selbständigen um gute und engagierte Fachleute, auch an Geschäftssinn magelt es ihnen nicht. Was ihnen aber häufig fehlt, ist das sogenannte Backoffice, jemand, der Angebote erstellt, auf die korrekte Rechnungslegung achtet und auch das Mahnwesen straff im Griff hat." Oft genug gingen dadurch den Unternehmen ihnen zustehende Erlöse verloren oder es entstünden sogar Mehrlasten.

Mit Software den Überblick behalten

Häufig, so Beiers Erfahrung, würden Selbständige den "leidigen Bürokram" spätabends oder am Wochenende erledigen. "Nicht nur bei der Erledigung der Aufträge, sondern auch hier muss rationalisiert werden, um ein Stück Lebensqualität zurückzugewinnen", macht der erfahrene Unternehmensberater deutlich. Nicht selten leide die gesamte Familie unter der hohen Zeitbelastung, die Inhaber von Kleinunternehmen haben.

Ein erster Ansatz, mehr Effektivität ins Büro zu bringen, ist ein gutes Rechnungsprogramm. Ob Angebote, Mahnungen oder Rechnungen, mit einer Rechnungssoftware hat man durchaus mehr im Blick als die Rechnungslegung selbst. Bei vielen der Anwendungen wird die Rechnungserstellung deutlich vereinfacht und mit wenigen Klicks – sprich weniger Zeitaufwand – ist diese Arbeit erledigt. In ausgereiften Programmen sind der Rechnungsversand und die Speicherung gleich mit integriert, man braucht also nicht mehrere Softwarelösungen wie etwa Schreib- und E-Mail-Programm plus Terminkalender pro Vorgang. Der Begriff "Rechnungsprogramm" beschreibt die Leistungsfähigkeit der am Markt verfügbaren Lösungen so gesehen nur sehr eingeschränkt, denn auch Angebote können mit einem ausgereiften Rechnungsprogramm in eine Rechnung umgewandelt werden.

Rechnungen können außerdem professionell mit einem eigenen Branding – also beispielsweise mit Grafiken – erstellt werden. Wenn die Kunden dann auch noch online zahlen, hat sich der gesamte Prozess in die Onlinewelt verlagert, was die Gestaltung des Büroalltages insgesamt deutlich erleichtert und optimiert.

Mit praktischen Vorlagen

"Immer wieder erlebt man Rechnungen, in denen vorgeschriebene Angaben fehlen, hingegen unnötige gemacht werden", so Beiers Erfahrung. Da sei es ein Vorzug von Rechnungsprogrammen, dass sie mit praktischen Rechnungsvorlagen arbeiten. Beim Erstellen einer Rechnung fängt der Nutzer oder die Nutzerin deshalb nicht immer wieder bei Null an, selbst die Gestaltung mit dem Logo der Firma ist vorbereitet, sich wiederholende Arbeiten werden auf diese Weise vermieden.

Eine praktikables Rechnungsprogramm kann automatisch die nötigen Kundeninformationen in wiederverwertbare und praktisch zu handhabende Vorlagen übertragen. Daraus lassen sich dann in Verbindung mit einem Customer Relationship Managementsystem (CRM, steht für das Kundenbeziehungsmanagement) je nach individuellem Wunsch Rechnungen, Angebote oder Standard-Begleitmails erstellen. Das optimiert die Vorgänge im Büro im Betrieb und verlagert sie zugleich in die Rechentechnik. Angewendet werden solche Lösungen sowohl in großen Firmen wie auch in Kleinunternehmern. Mit dem passenden Rechnungsprogramm eröffnen sich nicht nur große Rationalisierungseffekte, sondern es werden zugleich weniger Fehler, wie sie aus menschlichem Zutun entstehen können, gemacht.

Enorme Zeitersparnis

Doch der Haupteffekt beim Einsatz guter Rechnungsprogramme ist neben der Zuverlässigkeit der automatisierten Abläufe die enorme Zeitersparnis: Durch die Automatisierung werden viele Arbeitsvorgänge schneller durchgeführt. Das Buchen, das Senden oder das Verarbeiten der Rechnungen ist quasi zugleich möglich. Allein schon, weil keine Unterlagen mehr gesucht werden müssen und bestimmte Fehler von vornherein vermieden werden, wird viel Zeit eingespart. Automatische Zahlungserinnerungen werden erstellt und das ohne großen Aufwand. Insgesamt bedeutet das: Mit einem Rechnungsprogramm werden zahlungsrelevante Vorgänge eher zeitnah erledigt, weil sie im Alltagsstress nicht immer wieder aufgeschoben oder gar vergessen werden; das trägt zu einem optimierten Cash-Flow und damit höherer Liquidität des Unternehmens bei.

Etwas Aufwand gibt es nur am Anfang, wenn sich der Anwender seine Rechnungen oder Abos in der Rechnungssoftware einrichtet. Dann aber muss er sich, solange sich nichts ändert, nicht mehr darum kümmern und das Programm erstellt die Rechnungen. Diese werden dann auch automatisch versendet, was beispielsweise bei regelmäßigen Rechnungslegungen entlastet. So geschieht immer alles pünktlich, in vielen Fällen geht der Aufwand für menschliches Zutun, so beispielsweise bei sich regelmäßig wiederholenden Rechnungen, gegen Null. Ein weiterer wichtiger Aspekt: Für Mitarbeiter im Außendienst stellt es einen enormen Vorteil dar, wenn das Rechnungsprogramm online abrufbar ist. Hierdurch können direkt bei Kundenterminen vor Ort Angebote oder Rechnungen erstellt werden.

Verbreitete Buchhaltungstools

Auch die gängigen Buchhaltungstools sind in einem auf den heutigen Stand optimierten Rechnungsprogramm integriert. Wer bereits solche nützlichen Softwarewerkzeuge – etwa für Erfassungstätigkeiten – einsetzt, kann die Daten direkt übernehmen. Die Rechnungen können so automatisch zur bereits vorhandenen Buchhaltungssoftware hinzugesetzt werden. Alles ist kombinierbar und miteinander einzusetzen. Wenn eine Rechnung als bezahlt markiert wird, ändert sich auch automatisch der Zahlungsstatus im Rechnungsprogramm.

Viele Anwender sind von diesen Vorzügen ausgereifter Programme begeistert und nutzen sie täglich im Büro. Die Arbeiten werden so enorm erleichtert und Follow-Ups werden nicht mehr verpasst.

Mehr Umsatz generieren

Die Optimierungen, die ein Rechnungsprogramm mit sich bringt, tragen dazu bei, dass der Umsatz auf lange Sicht hin generiert und weiter optimiert werden kann, weil für die Kunden des Anwenders dessen zuverlässige Arbeitsweise auch in buchhalterischen Belangen wichtig ist. Außerdem kann eine integrierte Zeiterfassungsoptionen die Zeit dokumentieren, die man für die Erledigung der Arbeit odere andere in Rechnung zu stellende Aufwendungen wie etwa für Besprechungen oder Tests benötigt hat; schließlich soll keine der fakturierbaren Aufwendungen verloren gehen. Alles ist übersichtlich und korrekt so dargestellt, dass man Vorgänge auch nach längerer Zeit gut nachvollziehen kann.

Für Preisgestaltung ist ein Rechnungsprogramm ebenfalls positiv, weil Preisänderungen nur an zentraler Stelle hinterlegt zu werden brauchen. Die zentrale Speicherung aller Daten in Verbindung mit kontrolliertem Zugang dient zudem dem Datenschutz im Unternehmen. Wer einen internationalen Kundenkreis hat, kann die Rechnungen übrigens in der jeweils vereinbarten Währung problemlos ausstellen.

Gute Programme beinhalten eine Übersicht der fälligen Eingangsrechnungen in den unterschiedlichen Währungen, damit auch die eigenen Verpflichtungen pünktlich bedient werden können – auch das gehört schließlich zum Geschäft. "Auch oder sogar insbesondere für kleinere Unternehmen wird es immer wichtiger, Abläufe zu straffen und zu automatisieren, um sich auf ihre Kernleistungen, die im Markt das Geld bringen und ihren Fortbestand sichern, konzentrieren zu können", ist Beier, der seit mehr als 25 Jahren im Beruf ist und sich unter anderem mit der Entwicklung der Arbeitswelt beschäftigt, überzeugt.