Externe Lohnabrechnung – ein Service für jedes Unternehmen

Görlitz, 22. Oktober 2019. In der Gründungsberatung müssen Gründer einesteils dahingehend beraten werden, nur in tatsächlich aussichtsreiche Projekte und nicht in etwa in persönliche Träume zu investieren; wird Geld ausgegeben, dann für Projekte, deren Erfolg möglichst weitgehend gesichert ist und die ohne die Investition nicht ausreichend vorangetrieben werden können. Andererseits kommt es für unerfahrene Unternehmer darauf an, nicht am falschen Ende zu sparen, wenn der Gedanke "Dazu brauche ich keinen Dienstleister, das kann ich selber machen!" im Raum steht. Ein ernsthaftes Unternehmen wird beispielsweise wohl kaum für längere Zeit ohne einen Steuerberater oder einen Steuerbevollmächtigten, eine kompetente Buchführungshilfe und – Mitarbeiter vorausgesetzt – einen Lohnbuchhalter auskommen. Der Unternehmer kann auf diese externe Expertise gewöhnlich nicht verzichten, besonders dann, wenn der Betrieb es nicht erlaubt, die Experten als Mitarbeiter einzustellen.
Abbildung oben: Ein Unternehmer ist in seinem Betrieb so etwas wie der Kapitän auf einem Schiff – was er (oder sie) sagt, gilt. Alle Aufgaben, die für den Schiffsbetrieb nicht unmittelbar wichtig sind, werden delegiert, das heißt, dafür wird niemand an Bord genommen.

Aufgaben an Externe zu delegieren setzt Ressourcen frei

Ebenso ist es auf anderen Gebieten, wenn gelegentlich oder in Abständen wiederkehrend Spezialwissen gefragt ist: Beispielsweise werden die meisten Unternehmen keinen Rechtsanwalt einstellen, diesen jedoch bei Bedarf als externen Experten beauftragen. Auch wer nicht über die speziellen Kenntnisse der Lohnbuchhaltung verfügt, sollte sich überlegen, diesen Teil der Buchhaltung an ein Steuerbüro oder ein Lohnbüro auszulagern. Gerade die Lohnverrechnung ist ein sehr komplexes Gebiet, welches, so könnte man meinen, nahezu täglich gesetzlichen Änderungen unterworfen ist. Die Kosten, einen solchen Service zu nutzen, sind weit geringer als der Aufwand, den man in die tägliche Arbeit der Lohnbuchhaltung zu investieren hätte – von der Sicherheit, alles richtig zu machen, ganz abgesehen.

Aus diesem Grund lagern heute bereits zahlreiche kleine Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung an einen Experten aus, der sich um die Lohnverrechnung kümmert. Man darf die Lohnbuchhaltung nicht mit der normalen Buchhaltung verwechseln, denn schnell ist man bereits mit nur einem einzigen Mitarbeiter überfordert. Allein schon die normale Buchhaltung bzw. der Aufwand, sie fristgerecht zu erledigen, steigt mit jedem weiteren Mitarbeiter und dem aus einem Unternehmenswachstum möglichst folgenden Wachstum der Umsatzzahlen und der Gewinne an. Die Überforderung des Unternehmens durch "Bürokratie" setzt schnell ein und macht sich auf unterschiedliche Art und Weise bemerkbar. Nicht ohne Grund bietet beispielsweise die IHK Dresden Weiterbildungen im Rechnungswesen und in der Lohn- und Gehaltsabrechnung an. Auf die Einhaltung aller Vorschriften sollte man in allen Buchhaltungsfragen keinesfalls verzichten, denn es birgt ein hohes Risiko in sich, wenn die Buchhaltung mangels Qualifikation oder gar vorsätzlich nicht den Vorschriften entsprechend erstellt wird und das spätestens bei einer Prüfung ans Licht kommt.

Welche Vorteile gibt es?

Die Vorteile externer Dienstleister für Routineaufgaben liegen für Unternehmen auf der Hand: Der Service ist individuell nutzbar und kann sich auch rein kostenseitig rechnen, gewinnt man doch selbst Zeit für sein eigentliches Geschäft, außerdem, um auf die Lohnbuchhaltung zurückzukommen, errechnet sich gewöhnlich pro Mitarbeiter nur einmal ein vergleichsweise geringer monatlicher Kostenfaktor. Es geht also unterm Strich darum, durch die Nutzung externer Servicedienstleister Geld und vor allem Zeit zu sparen. Also Geld ausgeben, um neben Zeit eben auch Geld zu sparen? "Jedenfalls ist noch kein Unternehmen allein durch Einsparungen zu Geld gekommen, sondern es muss sich darum kümmern, wie es Geld verdient – und Geld verdienen ganz ohne vorherige Ausgaben ist mir in der Praxis noch nicht vorgekommen", sagt dazu der Markersdorfer Unternehmensberater Thomas Beier. Sein Rat: Alles an andere delegieren, was diese Dienstleister besser können als man selbst, solange dem gegenüber vertretbare und vor allem kalkulierbare Kosten stehen. "Man erkauft sich durch Dienstleister mit dem Zeitgewinn ein Stück unternehmerische Freiheit und kann sich besser um seinen eigenen Betrieb kümmern", so Beier.

Allerdings hat der Unternehmensberater die Erfahrung gemacht, dass hin und wieder besonders in kleineren Betrieben eine gewisse Hemmschwelle besteht, wenn es um die Verlagerung von Aufgaben an Dienstleister geht. "Zu einen die es für viele ungewohnt, Aufgaben komplett zu delegieren, zum anderen hat mancher Bedenken, betriebliche Daten an Dienstleister zu übermitteln." Letzteres jedoch sei schnell ausgeräumt, wenn man Unternehmen betriebliche Eckdaten wie Umsatz, Gewinn und Lohnsumme auf den Kopf zusage: "Bei Unternehmen vieler Branchen lässt sich das schnell abschätzen, wenn man die Mitarbeiterzahl kennt." Werden erst einmal positive Erfahrungen gemacht, wird die Zusammenarbeit mit Dienstleistern schnell zur Routine.

Die vermutlich meisten Lohnbüros nutzen heute für die Buchhaltung die digitalen Vorteile. Dies bedeutet für das Unternehmen, ob nun Großbetrieb oder Kleinunternehmen, dass eine direkte Leitung zum Serviceanbieter besteht und ihm alle Daten über diese Direktleitung übermittelt werden können. Gute Anbieter sind auch daran zu erkennen, dass sie nicht nur auf die digitale Lohnbuchhaltung samst Servicepaket umgestellt haben, sondern auch daran, dass die Software weitgehend intuitiv bedienbar ist. Zur Software gehören zudem Updates, die regelmäßig erscheinen und dem Kunden zum Download angeboten werden. Damit wird nicht nur die Software an sich weiterentwickelt, sondern es werden auch die jeweils neuen gesetzlichen Bestimmungen eingepflegt. Dieses ständige up-to-date Sein ist unbedingt notwendig und kennzeichnet zuverlässige Anbieter.

Digitalisierte Dienstleistungen im Landkreis Görlitz auf dem Vormarsch

Die Digitalisierung hat längst Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und Steuerberatung erfasst. Wer den regelmäßigen Gang oder die Fahrt zu seinem Dienstleister gewohnt ist, wird sich auf immer öfter auf die elektronische Datenübertragung einstellen müssen. Gerade im Landkreis Görlitz, wo der Ausbau des schnellen Internets an Fahrt aufgenommen hat, müssen sich nicht nur die Kunden, sondern auch die Auftragnehmer Gedanken machen, ihre Prozesse und Schnittstellen weiter zu digitalisieren. Die Digitalisierung und die Beauftragung externer Serviceanbieter für die Lohnbuchhaltung oder beispielsweise die Kontierung bringt weitere Vorteile mit sich: Externe Anbieter erzwingen regelrecht eine gewisse Transparenz in den pflichtgemäßen Aufzeichnungen, damit die Datenschnittstellen zuverlässig funktionieren. Transparenz wiederum ermöglicht die umfassendere Auswertung von Daten, es ergibt sich ein breites Feld an Möglichkeiten, sein Unternehmen noch besser zu steuern.