Organisierter Büroalltag: Welche Utensilien werden benötigt?

Görlitz, 28. August 2019. Der Computer hat das papierlose Büro ermöglicht – allerdings in der Realität meist nur auf dem Papier. Schaut man sich in Görlitzer Büros um, sowohl in Unternehmen wie in Verwaltungen, dann sind Drucker omnipräsent. "Lieber ausdrucken", scheinen sich viele zu sagen, "falls die Datei einmal 'weg' ist." Mit anderen Worten: Das konsequent elektronische Dokumentenmanagement setzt sich nur langsam durch, in vielen Büros dominiert noch immer die Papierorientierung, der Personal Computer wird lediglich als Hilfsmittel, schlimmstenfalls als tolle Schreibmaschine, verstanden. Entsprechend benötigen die Angestellten bestimmte Arbeitsutensilien, damit sie sorgfältig arbeiten bzw. mit dem Papier umgehen können.
Abbildung oben: Der herkömmliche Terminkalender auf Papier wird vor allem in Teams von elektronischen, vernetzten Kalendern abgelöst

Was brauchen Mitarbeiter als Grundausstattung im Büro?

Schreibwaren

Ist Papier im Spiel, dann sollten sich auf jedem Schreibtisch Kugelschreiber, Bleistift, Radiergummi, Lineal, Schere, Tacker und Locher befinden. Wer sich selbstständig gemacht hat, sollte dieses Arbeitsmaterial gleich zu Beginn kaufen, wer einen neuen Arbeitsplatz bezieht, sollte im Unternehmen, in dem er oder sie beginnt, gegebenenfalls darum bitten. Meist erhält man am ersten Arbeitstag den Hinweis, sich all diese Utensilien im Sekretariat holen zu können.

Natürlich werden auch ein Schreibblock sowie Notizzettel benötigt. Für Angestellte, die in der Buchhaltung oder in Positionen sitzen, in denen mit Zahlen jongliert werden muss, benötigen einen Taschenrechner. Zudem erweisen sich folgende Utensilien immer wieder als sinnvoll:

• Büroklammern
• Anspitzer
• Stiftbehälter
• Stempel
• Klebstoff

Ablagesystem

Damit man in seinem Aufgabenbereich Ordnung halten kann, sollten ein paar Ablagefächer auf dem Schreibtisch stehen. Das ist praktisch als Zwischenablage, unterteilt beispielsweise in "offen", "erledigt" und "Warten auf Antwort". So schafft man nicht nur für sich selbst einen besseren Überblick, sondern auch für andere Mitarbeiter, die dort die betreffenden Unterlagen finden können..

Ordner

Wenn auch langsam: In den meisten Büros zieht die Digitalisierung immer weiter ein, so dass die physische Ablage von Dokumenten eine immer geringere Bedeutung hat. Nichtsdestotrotz gibt es immer wieder Rechnungen oder andere Dokumente, die abgelegt werden müssen. Hierfür sollte man sich unbscedingt ein geeignetes Ordnersystem zurechtlegen, wenn noch keines existieren sollte.

Etiketten fürs Lager

Obgleich man mit einem Lager bzw. Magazin die Warenannahme und den Warenausgang assoziiert, spielen hier die Dokumenterfassung, Lieferscheinerstellung sowie die digitale Aufnahme aller Eingänge eine wichtige Rolle. Ganz wichtig: Wenn man zum Beispiel eingegangene Kartonagen ins Lager einräumt, sollten diese gut und eindeutig gekennzeichnet werden. Hierfür eignen sich passende Etiketten perfekt. Um diese sauber und rationell zu erstellen ist man gut beraten, sich Informationen zu den modernen Barcode-Scannern und Preisauszeichnern einholen.

Postverkehr im Sekretariat

Auch, wenn heutzutage fast alles per E-Mail verschickt wird, gibt es immer noch viele Briefe, die den Postweg nehmen müssen. Im Sekretariat müssen also eine geeignete Waage, Kuverts in unterschiedlichen Größen und die richtigen Briefmarken vorhanden sein. Wo besonders viel Post anfällt sind moderne und hochqualitative Geräte sinnvoll. Sie ermöglichen es, die Briefmarke nicht mehr umständlich selbst aufzukleben, sondern digital aufzudrucken.

Besonders bei sensiblen Informationen kann ein Aktenvernichter mit einer Zerkleinerungsstufe nach DIN 66399-2 sinnvoll sein. Mit einem Beschriftungsgerät kann man sich die Arbeit unter Umständen erleichtern.

Drucker/Kopierer

Wer in seinem Büro einen Drucker oder einen Kopierer benutzt, muss einen Papiervorrat dafür haben. Fast immer handelt es sich um weiße DIN A4 Blätter, deren Dicke im Papiergewicht von 80 Gramm pro Quadratmeter ausgedrückt wird. Für bestimmte Schriftstücke wie beispielsweise Urkunden wird gern dickeres Papier von 120 bis 160 Gramm pro Quadratmeter verwendet, auch farbiges Papier kann hilfreich sein. Bevor Texte oder Grafiken ausgedruckt werden steht die Frage, ob es wirklich sein muss – Nachhaltigkeit spielt auch im Büro eine wichtige Rolle.

Sonstige Utensilien fürs Büro

Neben den Verbrauchsmaterialien ist es wichtig, dass auch die Standardmöblierung in den einzelnen Büros vorhanden ist. Jeder Mitarbeiter benötigt einen eigenen Schreibtisch bzw. einen Platz, an dem er arbeiten kann. Daneben ist es wichtig, dass jeder einen qualitativ hochwertigen Schreibtischstuhl hat, den der Angestellte auf seine Größe einstellen kann. Er sollte nicht nur in der Höhe verstellbar sein, sondern auch die Arm- sowie Rücklehnen sollten individuell angepasst werden können. Nur ergonomische Möbel oder spezielle bewegliche Hocker und Sitzbälle sowie Gymnastik tragen maßgeblich dazu bei, dass Angestellte Rückenschmerzen auf Dauer vermeiden können.

In jedem Büro braucht es genügend Licht und Fenster sowie eine Möglichkeit sich vor Sonne zu schützen. Zu vielen Fragen gibt die Arbeitsstättenverordnung Auskunft, zur Beleuchtung die Arbeitsstättenrichtlinie ASR A3.4, dem Blendschutz widmet sich ein weiterer Punkt. Ein Abfalleimer, der die Mülltrennung ermöglicht, sollte in jedem Büroraum vorhanden sein. Auch die Papierentsorgung sollte auf kurzem Wege möglich sein, um dem Papierchaos auf dem oder im Schreibtisch zu vorzubeugen.

Individuelle Highlights im Büro

Wer sehr viel Zeit auf Arbeit im Büro verbringt, sollte ruhig das eine oder andere private Foto von der Familie oder Freunden auf dem Schreibtisch aufstellen oder an die Pinnwand kleben. Eine Pflanze sorgt nicht nur für bessere Luft, sondern auch für eine etwas wohligere Atmosphäre.

Fazit

Die richtige Büroausstattung ist für ein erfolgreiches Arbeiten nahezu unabdingbar. Deshalb sollten Unternehmer darauf achten, dass jeder der Angestellten alles hat, was er zum Arbeiten benötigt.

Im Zuge der Digitalisierung ändert sich jedoch die Arbeit in Unternehmen zunehmend. Wen dieses Thema interessiert, kann hier nachlesen: https://www.goerlitzer-anzeiger.de/goerlitz/gesellschaft/16395_durchbruch-fuer-digitalisierung-und-kuenstliche-intelligenz-.html