Mehr Motivation und Leistung mit der Qualifikationsmatrix

Görlitz, 6. Oktober 2022. Beschäftigte in Betrieben und Organisationen verfügen meist über sehr unterschiedliche Qualifikationen, etwa in Hinsicht auf Abschlüsse, Weiterbildungen und Erfahrungen. "Im Wettbewerb ist es notwendig, die vorhandenen Qualifikationspotentiale zu nutzen, die Beschäftigten also so einzusetzen, dass sie sich möglichst wirksam einbringen können", erläutert der Markersdorfer Unternehmensberater Thomas Beier. Außerdem sei das passende Verhältnis von Leistungspotential und Anforderungen wichtig für den Erhalt der Motivation. Ein praktisches Instrument, mit dem die Ressourcen der Beschäftigten in der betrieblichen Praxis besser genutzt werden können, ist die Qualifikationsmatrix.

Was ist eine Qualifikationsmatrix?

Bei einer Qualifikationsmatrix handelt es sich im Grunde um eine Datenbank – im einfachsten Fall eine tabellarische Darstellung – aller im Betrieb vorhandenen Kompetenzen. Damit ist sie ein wertvolles Tool für die Personalentwicklung, das bereits kleineren Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen kann. Die moderne Qualifikationsmatrix, auch Kompetenzmatrix genannt, ist ein Teil des digitalisierten Managementsystems und eng mit der Organisationsstruktur und der Personalverwaltung verbunden.

Wozu dient eine Qualifikationsmatrix?

Als Element des Managementsystems ist die Qualifikationsmatrix ein wesentliches Tool, um die gesteckten Unternehmensziele zu erreichen. Über die Skill Matrix lassen sich die Kompetenzen einzelner Mitarbeitender abbilden und mit den an einem bestimmten Arbeitsplatz erforderlichen Fertigkeiten abgleichen.
Daraus ergibt sich die Möglichkeit, den verfügbaren Mitarbeitenden stets den passenden Arbeitsplatz zuzuweisen. Zwar erfolgt diese Zuweisung in aller Regel bereits bei der Zusammenstellung des Teams, doch spätestens bei einer Umstrukturierung oder notwendigen Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen ist es aber elementar wichtig, sich einen Überblick über die Fähigkeiten des Teams und seiner Mitglieder zu verschaffen. So lassen sich Kompetenzlücken schnell erkennen und entweder durch gezielte Schulungen beziehungsweise Weiterbildungen oder durch Neueinstellungen beseitigen.

Berücksichtigt werden hierbei auch die unterschiedlichen Kompetenzstufen und -arten. So ist zu unterscheiden zwischen arbeitsplatzbezogenen Qualifikationen und Nebenqualifikationen.

• Arbeitsplatzbezogen bedeutet: Um bestimmte Aufgaben erledigen zu können, sind gewisse Fertigkeiten beziehungsweise Kenntnisse unverzichtbar. Je nach Unternehmen und Arbeitsplatz kann es sich dabei etwa um handwerkliche Fähigkeiten, Programmierkenntnisse oder etwa ein hohes mathematisches Wissen handeln.
• Nebenqualifikationen sind allgemeine Befähigungen, die möglicherweise auch privat erlangt wurden. Sprachkenntnisse oder eine exzellente Rhetorik sind dafür typische Beispiele.

Sowohl die arbeitsplatzbezogenen Qualifikationen als auch die Nebenqualifikationen lassen sich in unterschiedliche Qualifikationsstufen unterteilen. Das Ranking reicht hier von der angelernten Hilfskraft bis zum Expertenstatus. Letzterer befähigt die Person im Bedarfsfall in fachlicher Hinsicht dazu, andere Mitarbeitende zu unterweisen, anzulernen oder zu schulen.

Können sich Qualifikationen verändern?

Qualifikationen verändern sich ständig. Daher ist die Skill Matrix auch kein starres Gebilde, sondern in ständiger Bewegung.

• Qualifikationen können ablaufen:Einige Qualifikationen werden nur für eine bestimmte Zeit erteilt und müssen dann erneuert werden. Das gilt etwa für bestimmte Führerscheine.
• Qualifikationen können sich verbessern:Durch Schulungen, Lehrgänge und andere Formen der Weiterbildung ist es möglich, dass einzelne Mitarbeitende ihre eigene Qualifikation optimieren. Dies kann für die Personaleinsatzplanung wichtig sein, wenn eine Aufgabe von der zuvor nur angelernten Hilfskraft nun alleine bewältigt werden kann.
• Qualifikationen können wegfallen oder zurückgestuft werden:Abgelaufene, aber nicht mehr verlängerte Qualifikationen können in der Einsatzplanung nicht mehr berücksichtigt werden. Auch kann das Überschreiten einer Altersgrenze zum Wegfall einer Qualifikation führen. Darüber hinaus kann sich die Situation durch Unfälle oder Erkrankungen innerhalb des Teams verändern. Womöglich kann ein Mitarbeiter beziehungsweise eine Mitarbeiterin bestimmte Aufgaben nicht mehr vollumfänglich erledigen.

Wo wird mit der Qualifikationsmatrix gearbeitet?

Die Qualifikationsmatrix kommt vor allem bei der Personaleinsatzplanung zur Anwendung. Damit ist sie ein wichtiges Tool für die Personalabteilung, denn hier werden Personalpläne und Stellenvertretungspläne erarbeitet. Auch Stellenausschreibungen lassen sich mithilfe der Qualifikationsmatrix deutlich einfacher erstellen.

Ebenfalls wichtig ist die Matrix allerdings für die Unternehmensführung: Nur durch die Kenntnis des gegenwärtigen Wissensstandes im eigenen Team ist eine mittel- und langfristige strategische Unternehmensausrichtung überhaupt möglich.
Nicht zuletzt ist es auch für Abteilungs- beziehungsweise Schichtleiter unverzichtbar, die Befähigungen der anwesenden Mitarbeitenden zu kennen.

Für die Qualitätsmanagement-Erfüllung nach ISO EN DIN 9001:2015 muss eine Organisation beziehungsweise ein Betrieb den eigenen Wissensstand bestimmen und steuern können. Sinn und Zweck dieser Norm ist es, die Qualität der Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen und weiter zu verbessern. Dafür ist eine Dokumentation unverzichtbar. Im Rahmen des Integrierten Managementsystems (IMS) und sowie eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) ist die Qualifikationsmatrix also ein wesentliches Element.

Wie ist eine Qualifikationsmatrix aufgebaut?

Die Details des Aufbaus richten sich stets nach den individuellen Anforderungen des Betriebes oder der Organisation, die Beschäftigte verwalten muss. Allerdings gibt es eine Art grundlegenden Aufbau, der später nach eigenen Bedürfnissen angepasst wird.
So erfasst die Matrix generell alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Je nach Größe des Unternehmens werden diese in der Kompetenzmatrix nach Abteilungen, Teams oder Funktionen gruppiert. Anschließend werden die jeweiligen fachlichen, methodischen oder persönlichen Kompetenzen hinterlegt. Ebenfalls abhängig vom Unternehmen und der Branche können hier ganz individuelle Unterteilungen vorgenommen werden, beispielsweise nach IT- und Sprachkenntnissen oder detailliertem Produktwissen.

Nachgewiesene Kenntnisse jeder einzelnen Person werden innerhalb dieses Baukastens zugewiesen. Mittels Farbcode oder einer Zahl ist es möglich, den jeweiligen Qualifizierungsstand auf den einen Blick zu erkennen. Eine Einfärbung erleichtert die schnelle Wahrnehmung deutlich. Die Einteilung der erforderlichen Kompetenzstufen kann man ebenfalls nach individuellem Bedarf vornehmen.