Managed Print Services - Kosten kalkulieren und Geld sparen

Markersdorf, 29. Juli 2017. Ein Tipp von beiermedia.de. Die meisten Unternehmen in Deutschland geben jedes Jahr eine ganze Menge Geld für Drucker und Papier aus. Wo genau das ganze Geld hingeht, wissen viele Unternehmen jedoch nicht. In der Regel fallen nicht nur Kosten für den Drucker selbst an, sondern auch für Papier und andere Verbrauchsmaterialien sowie für Strom, Wartung, etc. Managed Print Services oder MPS können in diesen Fällen eine sinnvolle Lösung sein und die Kosten im Unternehmen drastisch senken. 

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Was sind Managed Print Services?

Unter Managed Print Services versteht man die Verwaltung von Druckern im Unternehmen. Es handelt sich also um verwaltete Druckerdienste. Wie diese MPS aussehen, ist heute sehr verschieden und hängt von den einzelnen Anbietern und dem Druckerhersteller ab. Ein einfacher Managed Print Service kann sich ausschließlich auf die Beschaffung, Lieferung und Installation von Drucker beziehen, während ein komplexes Full-Service Paket zusätzlich die Verwaltung und die Wartung der Drucker sowie eine Reihe von weiteren Dienstleistungen übernimmt. So können etwa komplexe Infrastrukturen mit mehreren Drucker gebildet werden oder es können Dokumenten- und Verwaltungsdienste übernommen werden, um Mitarbeiter zu entlasten. 

So sparen Sie mit Managed Print Services

Managed Print Services können Ihrem Unternehmen viel Geld sparen. Für gewöhnlich sieht die Situation zum Beispiel so aus: Sie kaufen einige Drucker, müssen diese einrichten und installieren. Sie müssen ggf. die Mitarbeiter schulen und müssen zudem Support für den Drucker bereitstellen. Außerdem müssen Sie sich um die Beschaffung von Verbrauchsmaterial wie Kartuschen, Toner und Papier kümmern.

Entscheiden Sie sich hingegen für die Nutzung von Managed Print Services, dann können Sie in vielen der oben genannten Bereiche Geld sparen. Sie kaufen zum Beispiel einen Drucker mit entsprechenden Service-Verträgen. Auf diese Weise erhalten Sie nicht nur den Drucker selbst, sondern bekommen diesen auch meist kostenlos geliefert. Im Büro angekommen, wird der Drucker dann professionell installiert und eingerichtet sowie in das Netzwerk eingebunden. Ihre Mitarbeiter werden darin geschult, den Drucker korrekt zu verwenden. 

Je nach gewähltem Service-Vertrag sind aber auch die Wartung und Reparatur im Tarif enthalten. Das heißt, der Dienstleister stellt sicher, dass Sie stets über Papier und Toner sowie über das notwendige weitere Verbrauchsmaterial verfügen. Geht der Drucker kaputt oder funktioniert etwas nicht, dann kümmert sich der Dienstleister im Rahmen des MPS auch um die Reparatur und führt zudem regelmäßige Wartungsarbeiten am Gerät durch. Sie sparen so Zeit, Geld und Ressourcen, die Sie stattdessen anderweitig verwenden können. Spezielle Premiumtarife unterstützen zudem Cloud-Lösungen und Dokumentendienste, bei denen sich der Anbieter im Rahmen des MPS auch über die Entsorgung, Speicherung, etc. von Drucksachen kümmert. 

All die oben genannten Dienstleistungen sind je nach Vertrag und Tarif in den Managed Print Services enthalten. Das heißt, es fallen für Sie keine weiteren Kosten an. 

Die Vorteile von Managed Print Services

Anbieter von Managed Print Services überlassen die Aufsicht Ihrer Drucker einem Fachmann. Der Käufer muss sich nicht mit der Beschaffung von Material beschäftigen. Zeiten, in denen unerwartet der Toner ausgeht, gehören der Vergangenheit an. Sie müssen sich zudem nicht um die Reparatur oder um die Wartung die kümmern. So haben Sie mehr Mitarbeiter für andere Aufgaben zur Verfügung. Außerdem können MPS die Druckarbeit im Unternehmen transparenter machen und schonen zudem die Umwelt. 

Wer bietet Managed Print Services an?

Managed Print Services werden inzwischen von vielen Dienstleistern angeboten. Neben IT Systemhäusern und anderen Dienstleistern erhalten Sie MPS Dienstleistungen inzwischen auch von den meisten großen Druckerherstellern. Epson, Canon oder Kyocera zum Beispiel verkaufen inzwischen ihre Geräte an Unternehmen fast nur noch mit einem MPS Service-Vertrag. Hier können Sie als Kunde zumeist zwischen verschiedenen Paketen und Tarifen wählen, die sich an Ihren individuellen Bedarf sowie an Ihre Ansprüche richten. Tatsächlich ist es sogar heute so, dass in den seltensten Fällen ein Drucker allein und ohne entsprechende MPS Dienstleistungen an ein Unternehmen verkauft wird. 

Fazit

Managed Print Services sind eine praktische Gelegenheit, um viel Geld, Aufwand und Zeit einzusparen. Sie geben die Betreuung und Verwaltung Ihrer Drucker in professionelle Hände. Der Service Dienstleister kümmert sich um den Rest. So haben Sie Personal und Ressourcen für andere Aufgaben zur Verfügung. Vor allem in großen Unternehmen lassen sich so viele Einsparungen erzielen, sodass sich ein Blick auf die MPS Dienstleistungen in jedem Fall lohnt.

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  • Quelle: red | Foto Druckerschacht/Bedienfeld: stevepb / Steve Buissinne, Foto mit Hand: Tero / TeroVesalainen, beide pixabay und Lizenz CC0 Public Domain
  • Erstellt am 28.07.2017 - 23:07Uhr | Zuletzt geändert am 29.07.2017 - 08:09Uhr
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