Was Sie bei der Verwaltung eines Vereins beachten müssen

Görlitz, 29. August 2015. Ob Tennisclub oder Freiwillige Feuerwehr: In den Dörfern im Landkreis Görlitz definiert sich das gesellschaftliche Leben meist über die vielen hier aktiven Vereine. In der Tat ist ein Verein eine hervorragend geeignete Gesellschaftsform zur Umsetzung von Freizeitaktivitäten und anderen Projekten. Eingetragene Vereine sind rechtsfähig, können Vermögenswerte besitzen und ins Grundbuch eingetragen werden. Die Haftung der Vereinstätigkeit liegt beim Verein als solchem, nicht bei der Vereinsführung. Damit ein Verein seine Ziele umsetzen kann, bedarf es allerdings einer gut organisierten Vereinsverwaltung.

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Welche Punkte muss die Vereinsverwaltung berücksichtigen?

Zur Vereinsverwaltung gehört vor allem die Verwaltung seiner Mitglieder, die Verwaltung der Mitgliedsbeiträge und eine effiziente Kommunikation mit den Mitgliedern. Im Zentrum der Mitgliederverwaltung stehen die Adress- und Kontodaten der Vereinsmitglieder sowie die Zuordnung und Protokollierung der Kommunikation mit den einzelnen Mitgliedern.

Die Verwaltung der regelmäßig zu zahlenden Mitgliedsbeiträge ordnet jedem Mitglied die von ihm zu zahlende Beitragshöhe ggf. zuzüglich Mehrwertsteuer zu und berücksichtigt dabei gegebenenfalls sein Alter, Rabattangebote und Gutschriften. Die Art der Bezahlung, ob per Überweisung, Lasteinzug oder Barzahlung, wird hier genauso angezeigt wie die Buchung der eingegangenen Zahlungen.

Der Kommunikationsbereich der Vereinsverwaltung schließlich ermöglicht eine möglichst übersichtliche Kommunikation mit den einzelnen Mitgliedern, aber auch mit einem Teil der Mitglieder oder mit allen Mitgliedern per Serienbrief oder E-Mail. Zur Kommunikation im Verein gehört auch die Verwaltung der Organisation von Projekten, Aufgaben und Kalendern.

Verwalten Sie Ihren Verein im Idealfall online

Die Verwaltung eines Vereins ist, soviel ist klar, eine komplexe Aufgabe, vor allem weil die verschiedenen Aufgabenbereiche untrennbar zusammen hängen. Wer seine Arbeit wesentlich vereinfachen und beschleunigen möchte, sollte deshalb in Betracht ziehen, eine Online-Vereinssoftware zu nutzen.

Eine solche Online-Lösung bietet in der Regel den Redaktionszugang auf zusammenhängende Datenbank-Bereiche, die man mit den eigenen Daten füllen kann. Eine geänderte Kontonummer eines Mitglieds zum Beispiel ist sofort in der Finanzverwaltung der Beiträge verfügbar und muss nicht ein zweites Mal eingegen werden.

Der Vereinsverwalter selber, auch auch aktive Mitglieder können von jedem Internetzugang aus zu jedem Zeitpunkt auf die Vereinsverwaltung zugreifen, etwa um Dateien hoch- oder herunter zu laden oder um einen neuen Projektstand einzutragen. Auch Diskussionen können losgelöst von Ort und Zeit geführt und nachvollzogen werden.

Schließlich erlaubt die Anbindung an das Internet den komfortablen Versand von Emails an die Mitglieder von jedem Ort aus. Derart organisiert spart jeder Verein viel Zeit und gegebenenfalls Mietkosten und kann sich entspannter seinen eigentlichen Zielen widmen.

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  • Erstellt am 29.08.2015 - 12:24Uhr | Zuletzt geändert am 29.08.2015 - 13:10Uhr
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