Lohnsteuerliche Neuerungen: Verpflegungsmehraufwand ab 1. Januar 2020

Görlitz, 7. Dezember 2019. Zum ersten Mal seit 2014 werden die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand angehoben. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer, die auf eine Geschäftsreise gehen, bei ihrer Reisekostenabrechnung einen höheren Betrag geltend machen können. Diese Neuregelung wurde schon lange erwartet, denn während die Preise überall gestiegen sind, konnten Arbeitnehmer dennoch nur die alten und überholten Pauschalen geltend machen. Was sich genau ab 2020 ändert und wer den Verpflegungsmehraufwand eigentlich bezahlen muss, darum geht es in diesem Artikel.

Was genau ist der Verpflegungsmehraufwand?

Viele Arbeitnehmer sind beruflich auf Reisen

Es kommt häufig vor, dass Angestellte im Auftrag ihre Chefs eine Dienstreise unternehmen, die direkt mit ihrer Arbeit zu tun hat. Manche Angestellte sind sogar routinemäßig oft unterwegs, führen Besprechungen mit Geschäftspartnern durch, stellen neue Produkte vor oder knüpfen Kontakte, die für die Firma wichtig sind. Andere Arbeitnehmer führen einen doppelten Haushalt, weil sie sonst teuer pendeln müssten, oder sind als LKW-Fahrer dauernd unterwegs. Bei all diesen Reisen entstehen Kosten, die von der Steuer abgesetzt werden können oder vom Arbeitgeber getragen werden. Das ist immer eine Frage der jeweiligen Absprachen.

Höhere Kosten für die Verpflegung bei Dienstreisen

Der Verpflegungsmehraufwand bezieht sich auf die Verpflegung auf Reisen. Es liegt auf der Hand, dass ein Geschäftsreisender deutlich mehr für seine Verpflegung ausgeben muss, als es zu Hause nötig wäre. Meistens hat man in seiner Unterkunft keine eigene Küche zur Verfügung und kann demzufolge nicht kochen, sondern muss sich in einem Restaurant versorgen. Den Mehraufwand für die Verpflegung kann der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber einfordern oder bei der Steuer geltend machen.

Es ist sinnvoll, bereits bei den vorbereitenden Besprechungen rund um eine Dienstreise entsprechende Vereinbarungen zu treffen und schriftlich festzuhalten. So verhindert man, dass im Nachhinein unnötige Diskussionen um die anfallenden Kosten entstehen. Ein Arbeitgeber kann nicht verlangen, dass der Angestellte die Mehrkosten selbst trägt.

Pauschalen für Verpflegung in Deutschland und im Ausland

Viele Arbeitnehmer haben schon darauf gewartet, dass die Pauschalen für die Verpflegung angehoben werden, denn das ist seit 2014 nicht mehr passiert.

In Deutschland gilt ab dem 1. Januar 2020 bei Geschäftsreisen im Inland:

• Wer zwischen 8 und 24 Stunden abwesend ist, kann einen Mehraufwand von 14 Euro geltend machen. Bisher waren es 12 Euro.
• Für sie An- und Abreisetage sind es ebenfalls 14 Euro (vorher 12 Euro).
• Wer mehr als 24 Stunden geschäftlich unterwegs ist, also den ganzen Tag, kann jeweils 28 Euro Mehraufwand geltend machen. Vorher waren es 24 Euro. Diese "große Pauschale" greift auch bei mehrtägigen Geschäftsreisen.

Im Ausland gelten entsprechend andere bzw. höhere Pauschalen. Auf der Seite Verpflegungsmehraufwand.de ist eine ausführliche Tabelle zu finden. Bei einigen Ländern wurde die Pauschale für den Mehraufwand ebenfalls erhöht, zum Beispiel bei Reisen nach Argentinien, in die Niederlande, nach Estland, Malta oder Mexiko.

Die vorgeschriebene Kürzung der Pauschale

In einer Beziehung gibt es im nächsten Jahr keine Änderung zu erwarten: Die Pauschale für den Mehraufwand muss weiterhin gekürzt werden, wenn der Angestellte von seinem Arbeitgeber mit einer oder mehreren Mahlzeiten versorgt wird. Das gilt auch, wenn bei der Übernachtung etwa ein Frühstück enthalten ist.

Die Kürzung erfolgt dabei prozentual, wobei folgende Sätze gelten:

• für ein Frühstück, das zum Beispiel auf der Hotelrechnung auftaucht, werden 20 Prozent vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen
• für ein Mittagessen, das vom Arbeitgeber gestellt wird, sind es 40 Prozent
• für ein Abendessen, das der Arbeitnehmer nicht selbst bezahlen muss, werden ebenfalls 40 Prozent gekürzt

Die Kürzung erfolgt dabei immer von der Ganztags-, also der großen Pauschale. Bekommt der Angestellte alle Mahlzeiten unterwegs von seiner Firma gestellt, dann kann er gar keinen Verpflegungsmehraufwand mehr geltend machen. Gekürzt wird auch dann, wenn es sich um ein Geschäftsessen handelt, das durch den Arbeitgeber veranlasst wurde. Der Verpflegungsmehraufwand gilt nur dann, wenn man sich tatsächlich unterwegs versorgen muss. Für die Inanspruchnahme der Pauschale muss man jedoch keine Quittungen von unterwegs aufheben, es sei denn, es ist mit dem Arbeitgeber so vereinbart worden.

Von wem bekommt der Arbeitnehmer die Pauschale erstattet?

In der Regel teilt man seinem Arbeitgeber mit, dass man Mehrkosten hatte, und bekommt von ihm eine entsprechende Erstattung als Verpflegungspauschale. Diese Kosten kann er wiederum in seiner Steuererklärung geltend machen. Zahlt er mehr als die gesetzlichen Pauschalen gezahlt, muss man die Zahlung zu 25 Prozent versteuern.

Es gibt allerdings keinen gesetzlichen Anspruch auf diese Verpflegungspauschale, man kann den Arbeitgeber nicht in die Pflicht nehmen. Doch auch wenn er die Kosten nicht übernimmt, muss man sie nicht allein tragen. In diesem Fall kann man den Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Es kann sein, dass man sich dafür die Nichtzahlung schriftlich bestätigen lassen muss.

Wie sieht es bei Reisekosten und der Verpflegung auf Reisen bei Selbstständigen und Freiberuflern ab 2020 aus?

Natürlich unternehmen auch Selbstständige oder Freiberufler geschäftliche Reisen und haben entsprechende Kosten. Auch sie müssen diese Kosten nicht selbst tragen, sondern können sie als Reisekosten absetzen. Sie gelten als Betriebsausgaben und werden als steuerlich absetzbare Pauschalen angerechnet, etwa als Verpflegungskostenmehraufwand und als Kilometerpauschale. Selbstständige sollten die Kosten ihrer Reisen ausführlich dokumentieren, um sie beim Finanzamt geltend machen zu können.