Gut organisiert sein

Görlitz, 27. September 2019. Liest man nach Stellenausschreibungen die eingegangenen Bewerbungen, so fällt bei jüngeren Leuten immer wieder der Hinweis “Ich bin gut organisiert” auf. Was ist damit gemeint?
Abbildung: Termin und Kontakte an einem Ort stets zur Hand zu haben macht vieles einfacher

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Zeit und das persönliche Netzwerk

Nutze Deine Zeit!

Gut organisiert zu sein bedeutet in allererster Linie, mit seiner zur Verfügung stehenden Zeit sorgsam umzugehen, sprich: Prioritäten zu setzen, was man tut – und was nicht. Menschen, die gut organisiert sind, wägen genau ab, ob sie ihren Zeitplan wegen eines spontanen Angebots umwerfen oder nicht. Anders gesagt: Sie haben Ziele und nutzen ihre Zeit so, dass sowohl für die Zielerreichung, die oft den Beruf betrifft, und Freizeitaktivitäten genügend Zeit bleibt. Work-Life-Balance ist der Ausdruck dafür und beschreibt, dass neben der Arbeit genügend Zeit für “das Leben” bleiben soll. Insbesondere geht es darum, durch effizientes Arbeiten die Arbeitszeit möglichst kurz zu halten. In Görlitz sind Gymnasiasten solch grundlegende Unternehmerqualitäten, die in allen Lebensbereichen nützlich sind, aus der Projektarbeit bekannt.

Die digitale Welt bietet dafür ihre Hilfen, vom digitalen, online verfügbaren und geführten Kalender bis hin zur softwaregestützten Terminabstimmung wie beispielsweise mit dem Meetingplaner der Doodle AG aus Zürich. Gerade die Möglichkeit elektronischer Kalender, Termine, Einladungen oder die persönliche Verfügbarkeit mit anderen Personen oder ganzen Teams zu teilen, macht den Reiz solche Systeme aus. Wer einmal einen Konferenztermin mit Doodle abgestimmt hat, wird sich umso mehr mit Händen und Füßen wehren, je größer der Teilnehmerkreis ist, für den das jemand per Telefon oder E-Mail versucht.

Einen Nachteil haben die elektronischen Helferlein des Zeitmanagements allerdings: Man braucht einen Bildschirm, um mit Ihnen zu Arbeiten. Nicht jeder aber sitzt den ganzen Arbeitstag lang am Bildschirm, wodurch das Sprichwort “etwas nicht auf dem Schirm zu haben” eine ganz neue Bedeutung erlangt: Wer PC, Laptop, Tablet oder Handy nicht so oft nutzt, dem gehen Termine durchaus durch die Lappen. Hinzu kommt: Informationen am Bildschirm sind fast nie hirngerecht aufbereitet. Noch immer gilt, dass man sich das besser merkt, was auf Papier steht, vor allem, je öfter man es vor den Augen hat.

So gesehen ist die Daseinsberechtigung des guten alten Terminplaners noch nicht ausgestorben und manch einer kommt gut zurecht damit. Unbestritten ist: Schon während jemand einen Termin in seinem Planer notiert, beginnt sein Gehirn unbewusst nach Zusammenhängen rund um diesen Termin zu suchen. Das wird unterstützt, wenn man mit einem Jahresplaner die wichtigen Termine eines Jahres insgesamt auf einen Blick vor sich hat.

Zu den Vorteilen eines solchen Jahresplaners, gern auch Jahresübersichtskalender genannt, gehört es, dass man ihn aushängen kann, ihn also für alle Beteiligten so zugänglich macht, dass sie geradezu zwangsläufig auf die wichtigsten Termine des Jahres stoßen. Das ist die Garantie dafür, Termine in einem Arbeitsteam (übrigens auch in der Familie und im Verein) präsent zu halten.

Nebenbei sind solche Jahresplaner als Werbeträger geeignet, worauf sich spezialisierte Online-Druckereien wie viaprinto eingerichtet haben. Wer jetzt vor dem nahenden Jahresende für das Unternehmen und Geschäftsfreunde wie auch für die Familie und den privaten Bekanntenkreis solche Jahresplaner für 2020 drucken lassen will, sollte auf das Format achten. Ist es zu klein, ist schnell alles vollgeschrieben, ist es zu groß, wird die Planungshilfe unhandlich, es sei denn, sie wird gleich an die Wand gehängt, Vorteil: Quasi im Vorbeigehen sind alle auf dem gleichen Wissensstand – und das, ohne erst den eigenen, detaillierten Kalender, der vielleicht gar nicht so aktuell ist, zu Rate zu ziehen.

Das persönliche Netzwerk entwickeln und pflegen

Viele ältere Görlitzer lächeln noch heute, wenn gesagt wird: “Ohne Vitamin B ist da nichts zu machen!” Gemeint sind damit nicht etwa gesundheitliche Probleme, sondern vielmehr Beziehungen, die man in der “DDR” brauchte, um an Mangelware heranzukommen oder sonst verschlossene Türen zu öffnen. Freilich sind derlei Beziehungen auch heute hilfreich, nur nennt man sie jetzt “persönliches Netzwerk” oder einfach nur “meine Kontakte”.

Gute beraten ist, wer seine Kontakte von der Schulzeit an erfasst und jene, die wichtig sind oder einfach nur am Herzen liegen, ganz bewusst pflegt – auch das gehört zum “gut organisiert sein”. Es ist immer wertvoll, jemanden zu kennen, den man in einer Situation um Rat fragen kann und jeder Arbeitgeber wird es schätzen, wenn seine Angestellten in ihrer Branche gut vernetzt sind. Je länger man mit jemandem in Kontakt steht, umso stärker sind oftmals Vertrauen und Hilfsbereitschaft ausgeprägt.

Unter’m Strich

Die Fähigkeit, sich selbst zu organisieren, was den Umgang mit Zeit und das sogenannte Netzwerken betrifft, ist in allen Lebensbereichen hilfreich. Sie ist ein Teil der Managerqualitäten, die wie auf Arbeit auch im Privat- beziehungsweise Freizeitbereich hilfreich sind. Im Grunde geht es immer wieder darum, sich auf das zu konzentrieren, was einem selbst im Leben wichtig ist und die notwendigen Übel mit wenig Aufwand vom Tisch zu bekommen.

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• Selbstorganisation
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