Die Vorteile der elektronischen Signatur

Görlitz, 22. März 2021. Die Digitalisierung ist bereits weit fortgeschritten, wobei sie in den den kommenden Jahren noch etliche Anwendungsgebiete erschließen wird. Besonders in Unternehmen laufen die viele Prozesse bereits digitalisiert und effizient ab – doch auf die handgefertigte Unterschrift wird vielerorts noch nicht verzichtet. Es gibt jedoch eine Lösung für dieses Problem, die elektronische Signatur. Diese unterscheidet sich grundsätzlich nicht von einer herkömmlichen Unterschrift, erfolgt jedoch rein digital. Was sind die Vorteile?

Elektronische Unterschriften bringen Büro-Digitalisierung weiter voran

Grundsätzlich sind elektronische Signaturen ebenso rechtsverbindlich wie normale Unterschriften. Die sogenannte eIDAS-Verordnung regelt die Rechtsverbindlichkeit elektronischer Unterschriften innerhalb der EU. Um elektronische Unterschriften anbieten zu dürfen, werden Vertrauensdiensteanbieter zertifiziert und streng kontrolliert, um das höchste Maß an Sicherheit zu erreichen.

Eine Unterschrift auf herkömmliche Weise kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, immerhin muss ein Papier zum Unterzeichner gelangen, dort bearbeitet werden und dann wieder auf den Weg gebracht werden. Dieser vor allem durch den Dokumententransport verursachte Zeitverlust ebtfällt bei Verwendung der elektronischen Signatur. Diese kann zu jeder belieben Zeit und an jedem beliebigen Ort ausgefertigt werden. Allein das für die Vertragspartner aufwendige Hin- und Hersenden von Verträgen entfällt durch die elektronische Signatur – in der Wirtschaft weiß jeder: Zeit ist Geld!

Abgesehen von den zeitlichen Vorteilen einer elektronischen Signatur gegenüber einer herkömmlichen Unterschrift besteht durchaus auch ein Sicherheitsgewinn. Nicht nur, dass die elektronischen Unterschriften eIDAS-konform sind, es wird zudem eine Belegdatei erzeugt, die mit einem Zeitstempel versehen ist. Dies sorgt für die Rechtsverbindlichkeit der elektronischen Unterschrift, eine Nachahmung der Unterschrift wie auf Papier ist nicht möglich.

Smart arbeiten – Aufwand und Belastungen senken

Ein weiterer Vorteil ist die einfache Koordination von Abläufen. Gemeint sind damit die wachsenden Maßstäbe für smarte Unternehmen. Typischer Fall: Eine Genehmigung ist notwendig, vorher sollen weitere Beteiligte verbindlich Gelegenheit erhalten, Stellung zu nehmen oder sie sollen wenigstens nachweislich informiert werden. Der Inhaber des Dokuments kann dieses hochladen und ganz einfach bestimmen, wer in welcher Reihenfolge dieses Dokument oder den Vertrag unterzeichnen soll – als Zustimmung oder als Nachweis der Kenntnisnahme. Außerdem bietet die elektronische Signatur den Vorteil, dass der Status der Unterschriften in Echtzeit eingesehen werden kann. So ist es stets möglich einzusehen, ob eine Unterschrift bereits erbracht worden ist oder bei welchem Vertragspartner diese noch fehlt. Gegebenenfalls kann so zeitnah an die Unterschrift erinnert werden, ohne dass zu viel Zeit durch Abwarten verloren ginge.

Letztlich besteht der große Vorteil einer elektronischen Unterschrift gegenüber einer herkömmlichen Unterschrift darin, dass die administrativen und verwaltenden Aufgaben innerhalb eines Unternehmens erleichtert werden oder teilweise sogar wegfallen. Auf jeden Fall aber werden diese zeitlich gesehen stark optimiert, die Abläufe werden durch die elektronische Signatur deutlich effizienter. Das Wegfallen der herkömmlichen Unterschrift ermöglicht es den Mitarbeitern, den Fokus ihrer Arbeit auf die produktiven Aufgaben der Leistungserbringen gegenüber den Kunden zu legen, statt Unterschriften hinterherzulaufen und vielleicht immer wieder lange darauf warten zu müssen. Und wenn man die Arbeit im Home Office organisiert, so ist das bei verantwortlichen Mitarbeitern ohne elektronische Unterschrift nahezu undenkbar.

Unmittelbare Einsparungen und Umweltentlastung

Papier ist gleich in mehrfacher Hinsicht teuer: Der Einkauf und die Lagerung von Druckpapier, die Drucktechnik samst Wartungs- und Energiekosten sowie das Verbrauchsmaterial in Form von Tinte oder Toner schlagen oft heftig zu Buche – und zum Schluss will das bedruckte Papier abgelegt, archiviert und letztlich vor dem Recycling geschreddert werden. All diese Kosten entfallen ganz maßgeblich, wenn die elektronische Signatur als Vorbereitung oder Teil des elektronischen Dokumentenmanagements eingeführt wird.

Die wirtschaftlichen Vorteile zeigen sich also nicht nur in der Zeitersparnis, sondern auch sehr unmittelbar in sinkenden Kosten. Mancher Mitarbeiter denkt vielleicht auch an die Zeit, die ein Papierstau rauben kann – mit dem elektronischen Dokumentenmanagement ist das dann Schnee von gestern. Dass auch die Umwelt von der Papiereinsparung profitiert, sollte nicht nur als Nebeneffekt gesehen werden, sonder maßgebliches Anliegen sein.

Wo gelange ich an eine elektronische Signatur?

Das ist die Frage, die sich Praktiker sofort stellen. Die elektronische Signatur wird beispielsweise von Yousign.com angeboten. Das Unternehmen ist europäisch und verfügt über die eIDAS-Kennzeichnung. geboten wird vom Unternehmen außerdem ein Rundum-Service bezüglich der elektronischen Unterschrift. Schon seit einigen Jahren werden Unterschriften etwa bei Versicherungsunternehmen wie der Allianz oder der Generali, aber auch in der Industrie wie beim innovativen Sitzhersteller Recaro mit Yousign.com erstellt. Dieser Service kann unter elektronische Unterschrift aufgerufen und sofort verwendet werden.

Fazit: Alte Gewohnheiten und vertraute Abläufe werden von der Digitalisierung umgekrempelt oder unnötig gemacht. Wo heute noch Dokumente per Post verschickt werden oder jemand persönlich erscheinen muss, um eine Unterschrift zu leisten, wird die elektronische Signatur immer mehr Anwendungsgebiete erobern, von der einfachen, aber rechtssicheren Bestätigung einer Information bis zum Abschluss eines umfassenden Vertrages. Zudem ist es in der anhaltenden Corona-Pandemie ein Erfordernis, persönliche Kontakte – und sei es eben, um etwa auf einer Behörde eine Unterschrift zu leisten – so weit wie nur irgend möglich zu reduzieren.